Qasystent SZZL

Opis funkcjonalności modułów Qasystent SZZL (systemu zarządzania zasobami ludzkimi):


Pracownicy

Celem modułu jest prowadzenie ewidencji pracowników / użytkowników aplikacji. Moduł pracownicy umożliwia ewidencjonowanie wszystkich pracowników urzędu, praktykantów i stażystów, osób świadczących pracę na umowach cywilnoprawnych oraz osób współpracujących w ramach outsourcing lub innej forma współpracy z podmiotami zewnętrznymi. Oprócz typowo administracyjnych funkcji jak zarządzanie uprawnieniami użytkowników, moduł prowadzi również historię ich zatrudnienia oraz dostarcza kadrze zarządzającej wielu istotnych zebranych z systemu informacji o pracowniku urzędu takich jak: pełnione przez pracownika funkcje, oceny pracownika, plan rozwoju zawodowego, szkolenia pracownika, absencję, pełnomocnictwa i upoważnienia, posiadane przez pracownika uprawnienia w aplikacjach eksploatowanych w urzędzie, zakresy obowiązków oraz zlecone pracownikowi terminowe prace. Oprócz tego w profilu użytkownika można załączyć dowolne inne dokumenty pogrupowane w zdefiniowane ustawieniach modułu kategorie.

Szkolenia

Moduł wspomaga organizację w stworzeniu efektywnego systemu szkoleń pracowników. Pracownik odpowiedzialny za szkolenia ewidencjonuje w module szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne organizowane w urzędzie (w tym e-learning). Qasystent informuje osobę wytypowaną do prowadzenia szkolenia wewnętrznego o konieczności przygotowania szkolenia, przypomina pracownikom, do których kierowane jest szkolenie, o zbliżającym się jego terminie, a po jego realizacji uprawniony pracownik odnotowuje z listy obecności uczestników szkolenia. Każde zaewidencjonowane szkolenie jest w systemie zatwierdzane przez użytkownika uprawnionego. Moduł opcjonalnie umożliwia również przeprowadzenie badania skuteczności szkolenia poprzez elektroniczne anonimowe ankiety (wcześniej zdefiniowane ustawieniach modułu) i/lub testy (określone przy szkoleniach wewnętrznych przez osobę szkolącą w ramach przygotowania szkolenia w systemie) sprawdzające zdobytą wiedzę. Zebrane ankiety/testy są grupowane pytaniami/udzielonymi odpowiedziami i stanowią materiał do głębszych analiz przeprowadzanych szkoleń.

Narady

Celem modułu jest obsługa narad, zarówno organizowanych na szczeblu kierownictwa urzędu jak i pozostałych np. w komórkach organizacyjnych, zespołach. Osoba z uprawnieniami może zainicjować naradę poprzez określenie jej daty i godziny, miejsca, prowadzącego, protokolanta, oraz planu narady. Aplikacja automatycznie informuje o zainicjowanych naradach wszystkich uczestników narady, umożliwia dokumentowanie przebiegu narady, odnotowywanie obecności pracowników oraz zadań ustalonych podczas narady łącznie z monitorowaniem stanu ich realizacji. Program przypomina również wyznaczonym pracownikom o zbliżającym się terminie realizacji zadania z narady.

Oceny pracowników

Celem modułu jest wspomaganie procesu ocen pracowników. W zależności od edycji programu program udostępnia system ocen dla pracowników będących członkami korpusu służby cywilnej jak i samorządu. Moduł ewidencjonuje historię ocen pracownika, ułatwia ich tworzenie oraz wydruk. W edycji samorządowej system ocen został wypracowany w oparciu o doświadczenia i postulaty użytkowników samorządowych. Metodologia oceny pracowników jest zgodna z przepisami i odpowiada specyfice organizacji pracy samorządów. Same zaś kryteria oceny są określane dowolnie za pośrednictwem słowników lokalnych. W edycji służba cywilna system ocen jest zgody z rozporządzeniami:

  • Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 15 czerwca 2009 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej,
  • Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia z dnia 23 lipca 2015 r. w sprawie szczegółowych warunków i sposobu dokonywania pierwszej oceny w służbie cywilnej,
  • Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 8 maja 2009 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej,
  • Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 23 lipca 2015 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych członków korpusu służby cywilnej,
  • Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 4 kwietnia 2016 r. w sprawie warunków i sposobu przeprowadzania ocen okresowych urzędników służby cywilnej i pracowników służby cywilnej.

W instalacjach programu w Krajowej Administracji Skarbowej program udostępnia dodatkowo oceny funkcjonariuszy oparta na Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 lutego 2018 r. w sprawie ocen okresowych i opinii służbowych funkcjonariuszy Służby Celno-Skarbowej.

Użytkownicy uprawnieni mają dostęp do wszystkich ocen pracowników. Każdy pracownik ma dostęp do własnej oceny i wszystkich ocen pracowników podległych.

Rozwój zawodowy

Celem modułu jest wspomaganie procesu wyznaczania indywidualnego programu rozwoju zawodowego pracowników będących członkami korpusu służby cywilnej (zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej - Dz. U. Nr 227, poz. 1505 ze zm.) lub administracji samorządowej (wypracowany z urzędami model). Moduł ewidencjonuje wszystkie indywidualne programy rozwoju zawodowego pracownika, ułatwia ich tworzenie, realizację (poprzez powiązanie z modułem szkolenia) i wspomaga generowanie niezbędnych wydruków. Za przygotowanie programu rozwoju zawodowego w aplikacji Qasystent odpowiada przełożony pracownika. Przed przygotowaniem możliwe jest jednak zapytanie z poziomu programu pracownika podległego o jego preferencje zawodowe. Po otrzymaniu preferencji zawodowych pracownika i ewentualnym podsumowaniu poprzednich działań rozwojowych przełożony ustala planowane kierunki rozwoju pracownika wynikające z celów/priorytetów organizacji (pozycja nieobowiązkowa) i dodaje kolejne pozycję do planowanych działań rozwojowych. Określając działania rozwojowe przełożony dodaje narzędzia rozwojowe pogrupowane w kategorię (możliwe do edycji w ustawieniach modułu), określa obszar, który wymaga rozwoju, oczekiwany efekt, termin realizacji i inne uwagi (np. osobę odpowiedzialną). Po przygotowaniu program rozwoju zawodowego wymaga w systemie zatwierdzenia przez kierownika jednostki. Po zatwierdzeniu programu bezpośredni przełożony rozpoczyna jego realizację. W tym celu przy każdej pozycji indywidualnego programu rozwoju zawodowego (IPRZ) w programie Qasystent przełożony pracownika może dodać opis podjętych działań lub w przypadku szkoleń powiązać pozycję ze zrealizowanym i zaewidencjonowanym w systemie szkoleniem. Na bieżąco do tworzonych szkoleń można też w module SZZL→szkolenia proponować uczestników szkoleń zaznaczając im pozycję IPRZ jaką dane szkolenie realizuje.

Zakresy obowiązków

Celem modułu jest wspomaganie organizacji przy szybkim tworzeniu spójnych w ramach całego urzędu zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności. Przełożony pracownika lub inny użytkownik uprawniony przygotowując zakres obowiązków w systemie może uzupełnić przedmiotowe jego poszczególne części (zakresów obowiązków ogólnych, zakresów obowiązków szczegółowych, zakresów uprawnień, zakresów odpowiedzialności). Podczas tworzenia zakresu użytkownik ma możliwość wykorzystywania dostępnych w programie słowników. Wszystkie ze słowników poza zakresem obowiązków szczegółowych są domyślnie uzupełnione. Przygotowany zakres obowiązków można zapisać jako szablon i wykorzystywać go przy tworzeniu zakresów innych pracowników np. zatrudnionych na tym samym stanowisku pracy. Można też bezpośrednio kopiować zakresy obowiązków spośród utworzonych wcześniej zakresów. Automatycznie po zakończeniu tworzenia zakresu program informuje stosownym komunikatem o tym kierownika jednostki. Osoba zatwierdzająca ma możliwość zatwierdzenia zakresu bądź wniesienia uwag i zwrócenia do ponownego przygotowania. Zatwierdzony zakres obowiązków można wydrukować i załączyć do akt kadrowych pracownika.

Absencja pracownicza

Celem modułu jest wspomaganie organizacji w zarządzaniu urlopami pracowników oraz wszelkimi nieobecnościami pracownika w zakładzie pracy. Proces zarządzania urlopami może być zapoczątkowany utworzonym w programie planem urlopów na dany rok. Pomimo tego, iż plany urlopów w pewnych okolicznościach nie są wymagane przez przepisy, rzadko kiedy spotyka się organizacje, w których one nie funkcjonują. Prawidłowo przygotowany i nadzorowany plan urlopów jest korzystny zarówno dla pracownika jak i pracodawcy. Praktycznie gwarantuje on pracownikowi urlop w zakładanym przez niego okresie, a jednocześnie zapewnienia pracodawcy niezbędną kadrę, a co się z tym wiąże prawidłowe funkcjonowania zakładu pracy przez cały rok. Pierwszą czynnością przy tworzeniu planu urlopów w systemie winno być zapytanie kierowane do pracowników o propozycję planu ich urlopów, którzy następnie z poziomu programu przekazują zapytanie do podległych im pracowników. Przełożony pracowników na bieżąco ma wgląd w przesłane propozycję planów urlopów i w programie może je odrzucić lub przesłać do poprawy. Po zatwierdzeniu planu urlopu, zaplanowane dni uwidocznione są w karcie absencji pracownika i w zależności od konfiguracji modułu o nadchodzącym zaplanowanym urlopie informowani są pracownik i/lub inne osoby zainteresowane. Oprócz planu urlopu karta absencji zawiera także informacje o innych nieobecnościach oraz rozliczeniu nadgodzin i wyjść prywatnych. Istotną funkcjonalnością modułu jest elektroniczna obsługa wniosków pracownika oraz poleceń przełożonych dotyczących pracy w godzinach nadliczbowych. System umożliwia składanie wniosków i poleceń i obsługę ich poszczególnych etapów. Po zatwierdzeniu wniosku o wolne informacja o terminie nieobecności automatycznie nanoszona jest w karcie absencji i nadgodzin danego pracownika. W przypadku wniosku o pozostanie w miejscu pracy w celu odpracowania wyjść prywatnych lub spóźnień oraz polecenia pracy w godzinach nadliczbowych ostateczna liczba nadgodzin, która zostaje wpisana w  karcie absencji i nadgodzin, zostaje ustalana przez przełożonego na etapie potwierdzania realizacji zadań.

Upoważnienia pracowników

Moduł umożliwia wydawanie pracownikom upoważnień oraz prowadzeniu ich rejestru. Urząd jako pracodawca i jednocześnie aparat pomocniczy organu administracji publicznej realizującej ustawowo określone zadania, nie może skutecznie i efektywnie pracować bez delegacji uprawnień. Do typowych upoważnień wydawanych w urzędzie można zaliczyć:

  • upoważnienie do zgłaszania pracowników do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych,
  • upoważnienie do kontaktów z bankiem,
  • upoważnienie do prowadzenia rachunkowości urzędu,
  • upoważnienie do pełnienia funkcji oskarżyciela publicznego w postępowaniu sądowym,
  • upoważnienie do przeprowadzania kontroli,
  • upoważnienie do wydawania decyzji,
  • upoważnienie do wydawania postanowień,
  • upoważnienie do wydawania zaświadczeń,
  • upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.

System Qasystent pozwala nadzorować sposób tworzenia wszystkich upoważnień wydanych w urzędzie, których rodzaje definiuje się w ustawieniach modułu. Upoważnienie może być wydane w następstwie złożonego przez przełożonego w systemie wniosku lub bezpośrednio zainicjowane w systemie przez osobę uprawnioną. Program umożliwia też grupowe wydawanie upoważnień oraz wycofanie upoważnień.

Słownik pojęć

Słownik pojęć jest prostym modułem dostępnym w każdym z systemów zarządzania programu Qasystent pozwalającym zdefiniować i upowszechnić w organizacji podstawowe pojęcia związane z danym systemem zarządzania. Program pozwala użytkownikom szybko wyszukiwać interesujące ich zagadnienia.