Qasystent SZA

Opis funkcjonalności modułów Qasystent SZA:


Polityka i cele antykorupcyjne

Podstawą systemowego zarządzania antykorupcyjnego powinno być ustanowienie jasnej deklaracji polityki w tym zakresie przez kierownictwo organizacji. Za pośrednictwem systemu Qasystent pracownicy mają szybki dostęp do Polityki antykorupcyjnej jak i spójnych z nią celów powiązanych jednocześnie z procesami oraz wskaźnikami ich pomiarów.

Wymagania systemu antykorupcyjnego

W tym miejscu użytkownicy mają dostęp do dokumentów określających wymagania systemu antykorupcyjnego.

Informacja publiczna

Celem modułu jest usprawnienie procesu udzielania informacji publicznej na wniosek zgodnie z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 6 września 2001r. o dostępie do informacji publicznej. Moduł umożliwia ewidencjonowanie wpływających wniosków o udostępnienie informacji publicznej oraz nadzór nad ich realizacją i terminowością udzielenia odpowiedzi.

Rejestr korzyści

Celem modułu jest wprowadzenie transparentności w zakresie etyki zawodowej oraz upowszechnienie zasad etycznych w urzędzie poprzez narzędzia jakim jest Rejestr korzyści. Rejestr korzyści jest narzędziem funkcjonującym w wielu instytucjach dążących do transparentności w obszarze etyki zawodowej. W polskich przepisach rejestr korzyści unormowany jest w ustawie z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publicznej. Zgodnie z tymi regulacjami jest on prowadzony przez Państwową Komisję Wyborczą i dotyczy przede wszystkim pracowników zatrudnionych na wyższych stanowiskach w administracji rządowej i samorządowej i ich współmałżonków. Niezależnie od obowiązku określonego w przepisach prawa powszechnego, wiele instytucji tworzy wewnętrzne regulacje dotyczące wszystkich swoich pracowników. Najczęściej pracowników obowiązuje całkowity zakaz przyjmowania korzyści materialnych lub osobistych pozostających w związku z wykonywanymi czynnościami bądź wynikających z faktu zatrudnienia lub pełnienia funkcji w urzędzie. Są jednak sytuacje niezależne od pracownika, w których dochodzi do przyjęcia korzyści. Dla unormowania tego typu zdarzeń wprowadzono w Qasystent instytucje „Rejestru korzyści” polegającą na tym, iż pracownik, który w sytuacji od niego niezależnej uzyska korzyść winien dokonać zgłoszenia do Rejestru Korzyści.

Konflikt interesów

Celem modułu jest prowadzenie rejestru zdarzeń konfliktotwórczych, przyjmowanie zgłoszeń potencjalnych, rzeczywistych bądź postrzeganych konfliktów interesów, analiza tych konfliktów oraz ustalanie sposobu zarządzania nimi.  

Zarządzanie ryzykiem

Celem modułu jest wspomaganie organizacji w efektywnym zarządzaniu ryzykiem ze szczególnym uwzględnieniem ryzyk korupcji i nadużyć. Moduł pozwala identyfikować, estymować i ocenić ryzyko (ze wskazaniem czynników korupcyjnych oraz stopnia podatności na zagrożenia korupcyjne) oraz określić reakcję na ryzyko adekwatną do jego oceny. Moduł umożliwia również monitorowanie ryzyka (odnotowywanie bieżących informacji o ryzyku) oraz prezentacje ryzyk w różnych zestawieniach m.in. wg kategorii i czynników ryzyk, skutków ryzyk oraz istotności ryzyka (mapę ryzyka).

Wewnętrzne audity

Jednym z podstawowych narzędzi i procesów normy ISO 9001, ISO 27001 czy PN-N-18001 jest audit. Przez wewnętrzny audit rozumie się systematyczny, niezależny i udokumentowany proces badania zgodności i efektywności systemu zarządzania w zakresie spełnienia wymagań. W wewnętrznym audicie istotne jest, żeby wyniki auditów były poddawane analizie i podejmowane były działania doskonalące.
Celem modułu jest usprawnienie procesu auditów wewnętrznych przeprowadzanych w urzędzie, weryfikujących m.in. czy funkcjonujący system zarządzania jakością, zarządzania bezpieczeństwem informacji oraz zarządzania BHP jest zgodny z zaplanowanymi założeniami. Moduł umożliwia ewidencjonowanie spraw wszystkich przeprowadzonych w instytucji auditów wewnętrznych, tworzenie programów auditów wewnętrznych, planowanie auditu oraz dokumentowanie jego realizacji. Aplikacja prowadzi użytkownika przez proces auditu wewnętrznego, wszystkie niezbędne akceptacje, zatwierdzania są dokonywane w systemie przez uprawnione osoby. Moduł pobiera również dane z innych modułów systemu tj. procesów, komórek organizacyjnych, pracowników, dokumentacji przez co proces ten jest szybki do udokumentowania i mocno zintegrowany z innymi procesami. Po przeprowadzonym audicie, auditorzy mogą zarejestrować niezgodności / potencjalne niezgodności, które automatycznie są odnotowywane na rejestrze niezgodności, lub potencjalnych niezgodności. 

Działania doskonalące

Punktem wejścia w proces działań korygujących jest stwierdzenie wystąpienia niezgodności. Oprócz naturalnych stosowanych w każdej organizacji działań związanych z niezwłocznym usunięciem niezgodności lub minimalizacją jej skutków dla organizacji i klienta, wiele standardów zarządzania nakazuje podjęcie działań korygujących polegających na wprowadzeniu w procesie zmian, które pozwolą uniemożliwić powtórne wystąpienie niezgodności. Prawidłowe doskonalenie procesu w tym przypadku musi być poprzedzone dokładną analizą niezgodności ze szczególnym zwróceniem uwagi na jej przyczyny. 
Celem modułu jest usprawnienie procesów doskonalących przez wskazanie osobom odpowiedzialnym niezgodności w obszarach, które nadzorują, ukierunkowanie ich działań na analizę tego stanu, w tym wskazanie przyczyn, a w dalszej kolejności usuwanie tych przyczyn. Moduł umożliwia obsługę zgłoszeń i ewidencję niezgodności oraz nadzorowanie realizacji procesu działań korekcyjnych i korygujących od momentu zadeklarowania tych działań przez kierownika komórki organizacyjnej, poprzez akceptację pełnomocnika ds. systemu zarządzania, zatwierdzenie przez naczelnika/dyrektora urzędu po realizację i weryfikację ich skuteczności.

Przegląd zarządzania

Istotnym procesem normy ISO 9001, ISO 27001 czy PN-N-18001 jest przegląd zarządzania. Celem modułu jest dokumentowanie oraz pomoc w przygotowaniu raportu do przeglądu zarządzania poprzez automatyczne sczytanie danych z modułów programu oraz ich graficzną prezentacje.

Słownik pojęć

Prosty moduł słownikowy dostępny w każdym z systemów zarządzania programu Qasystent pozwalający zdefiniować i upowszechnić w organizacji podstawowe pojęcia związane z danym systemem zarządzania.