Qasystent SOD to blok programu dostarczający narzędzia do elektronicznego systemu obiegu dokumentów (SOD) w urzędzie.
Opis funkcjonalności modułów Qasystent SOD:
Kancelaria
Moduł pozwala na ewidencjonowanie poczty przychodzącej do urzędu w tym odnotowywanie nadawców listów i podstawowych informacji o przesyłce wraz ze skanem samego pisma. Poza tym za pośrednictwem modułu dokonuje się dekretacji pisma na poszczególne komórki organizacyjne. Oprócz ewidencji pism przychodzących program wspomaga również prawidłowy nadzór nad korespondencją wychodzącą z urzędu, jej odbiór z komórek organizacyjnych oraz samą wysyłkę. Qasystent pozwala też przeszukiwać ewidencję pism przychodzących i wychodzących po różnych kryteriach umożliwiając w ten sposób odnajdowanie pism oraz szybką identyfikację osób odpowiedzialnych za ich obsługę i rozpatrzenie.
Sprawy
W module Sprawy program umożliwia elektroniczne prowadzenie dokumentacji spraw począwszy od wszczęcia sprawy w następstwie pisma przychodzącego lub z urzędu po jej rozstrzygnięcie i zakończenie. Moduł pozwala na obsługę zadekretowanych na komórkę organizacyjną pism, wyznaczanie przez kierującego komórką osoby odpowiedzialnej za rozpatrzenie pisma, potwierdzanie jego odbioru oraz przypisanie pisma do nowej lub istniejącej sprawy. W samej sprawie osobie prowadzącej system umożliwia tworzenie pism wewnętrznych oraz wychodzących. W przypadku pism wychodzących prowadzący ma możliwość wyznaczenia ścieżki osób akceptujących pismo przed jego wysyłką. Kierujący komórką organizacyjną może ponadto przeglądać wszystkie sprawy prowadzone przez wszystkie podległe mu komórki organizacyjne lub pracowników. W module każdy użytkownik może przeglądać przyjęty w organizacji jednolity rzeczowy wykaz akt. Użytkownik uprawniony ma też możliwość zaimportowania JRWA lub dopisanie do istniejącego wykazu dodatkowego symbolu klasyfikacyjnego. W systemie zaimplementowane są wykazy określone w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
Rejestry i ewidencje
Celem modułu jest tworzenie i nadzorowanie etapów przetwarzania pism nie wymagających zakładania spraw.
W ramach modułu uprawnieni użytkownicy oraz kierownicy komórek organizacyjnych mogą definiować rejestry i inne ewidencje, ustalać osoby odpowiedzialne za ich prowadzenie oraz osoby upoważnione do tworzenia pism lub posiadające wgląd w dany rejestr bądź ewidencję.
Umowy cywilnoprawne
Celem modułu jest wprowadzenie transparentności w zakresie gospodarowania środkami publicznymi poprzez prowadzenie jawnego rejestru zawartych z kontrahentami umów cywilnoprawnych.
Moduł umożliwia prowadzenie rejestru umów w szczególności wymaganego przez ustawę o finansach publicznych rejestru umów. Prowadzony rejestr oprócz informacji wymaganych przez art. 34a ust. 6 ustawy o finansach publicznych pozwala także określić kategorię i formę umowy, właściciela i miejsce przechowywania oraz załączyć pliki z umową. Oprócz tego system pozwala ewidencjonować wszystkie zmiany umowy oraz sposób jej zakończenia. Dla każdej umowy można też określić zakres jawności umowy oraz wskazać osoby zainteresowane umową.
Faktury i rachunki
Celem modułu Faktury jest automatyzacja i usprawnienie procesów związanych z obiegiem, archiwizacją oraz kontrolą dokumentów finansowych w organizacji.
Moduł importuje i automatycznie sczytuje dane z faktury ustrukturyzowanej KSeF załączonej do pisma w formie pliku XML oraz wizualizuje ten dokument. Umożliwia także zweryfikowanie prawidłowości faktury w KSeF. Dla faktur nieustrukturyzowanych pozwala odnotować najistotniejsze elementy faktury niezbędne do dalszego przetwarzania oraz tworzenia zestawień i rejestrów. Oprócz prezentacji faktury system pozwala określić ścieżkę jej akceptacji oraz weryfikacji merytoryczno-formalnej.
Interesanci i dostawcy
Moduł pozwala na dostęp do bazy interesantów i dostawców urzędu, aktualizacje ich danych w tym modyfikacje wszystkich adresów podmiotu. Program za pomocą tego modułu daje też wgląd do pełnych danych podmiotów oraz całej historii kontaktu danego interesanta lub dostawcy z urzędem. Z poziomu Karty podmiotu użytkownik oprócz wglądu w dane teleadresowe ma również dostęp do wszystkich spraw i pism (zarejestrowanych w modułach SOD→kancelaria oraz SOD→sprawy), w których dany podmiot występował jako nadawca lub adresat. Jeżeli podmiot był stroną jakiejkolwiek umowy z urzędem w tym umowy serwisowej, umowy licencyjnej, umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych wówczas w karcie podmiotu pojawia się informacja zawierająca wykaz zawartych z podmiotem umów. Jeżeli podmiot został oznaczony jako dostawca wówczas w zależności od tego jakiego rodzaju dostawy realizuje dostępny jest w słownikach konkretnego innego modułu programu a w karcie podmiotu dostępne są dodatkowe informacje o zrealizowanych przez niego dostawach.
Składy
Celem modułu jest zarządzanie w jednostce składami chronologicznymi i składami informatycznych nośników danych.
Moduł umożliwia tworzenie składów chronologicznych lub składów informatycznych nośników danych, otwieranie pudeł i zarządzania pudłami w składach, przypisanie przesyłek do składów oraz wypożyczanie pism ze składów.
Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt
Celem modułu jest ustalenie dla każdej z komórek organizacyjnych organizacji obowiązujących ją haseł z jednolitego rzeczowego wykazu akt.
Moduł pozwala ponadto zaimportowanie wykazów określonych w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych oraz rozbudowanie ich o nowe, zatwierdzone dla organizacji podkategorie.
Archiwum
Moduł Archiwum ma na celu zapewnienie zgodnego z prawem, efektywnego i bezpiecznego przechowywania dokumentacji w ramach wdrożonego modelu kancelaryjnego, z zachowaniem wymogów dotyczących kompletności, poprawności opisu oraz dostępności zasobów archiwalnych.
Głównym zadaniem Archiwum jest sprostanie wymaganiom prawnym dotyczącym archiwizacji dokumentacji elektronicznej, jednocześnie usprawniając procesy przekazywania i kontroli zasobów archiwalnych. Dzięki automatyzacji kluczowych procedur - takich jak eliminacja tradycyjnych spisów zdawczo-odbiorczych - system umożliwia płynne przejście dokumentacji do archiwum, z zachowaniem pełnej kontroli archiwisty nad jakością i kompletnością przekazywanych materiałów. Moduł gwarantuje bezpieczeństwo, dostępność oraz zgodność z obowiązującymi standardami, wspierając instytucję w realizacji obowiązków archiwalnych w sposób nowoczesny i efektywny.