Qasystent SOD to blok programu dostarczający narzędzi do elektronicznego systemu obiegu dokumentów (SOD) w urzędzie.
Opis funkcjonalności modułów Qasystent SOD:
Kancelaria
Moduł pozwala na ewidencjonowanie poczty przychodzącej do urzędu w tym odnotowywanie nadawców listów i podstawowych informacji o przesyłce wraz ze skanem samego pisma. Poza tym za pośrednictwem modułu dokonuje się dekretacji pisma na poszczególne komórki organizacyjne. Oprócz ewidencji pism przychodzących program wspomaga również prawidłowy nadzór nad korespondencją wychodzącą z urzędu, jej odbiór z komórek organizacyjnych oraz samą wysyłkę. Qasystent pozwala też przeszukiwać ewidencję pism przychodzących i wychodzących po różnych kryteriach umożliwiając w ten sposób odnajdowanie pism oraz szybką identyfikację osób odpowiedzialnych za ich obsługę i rozpatrzenie.
Sprawy
W module Sprawy program umożliwia elektroniczne prowadzenie dokumentacji spraw począwszy od wszczęcia sprawy w następstwie pisma przychodzącego lub z urzędu po jej rozstrzygnięcie i zakończenie. Moduł pozwala na obsługę zadekretowanych na komórkę organizacyjną pism, wyznaczanie przez kierującego komórką osoby odpowiedzialnej za rozpatrzenie pisma, potwierdzanie jego odbioru oraz przypisanie pisma do nowej lub istniejącej sprawy. W samej sprawie osobie prowadzącej system umożliwia tworzenie pism wewnętrznych oraz wychodzących. W przypadku pism wychodzących prowadzący ma możliwość wyznaczenia ścieżki osób akceptujących pismo przed jego wysyłką. Kierujący komórką organizacyjną może ponadto przeglądać wszystkie sprawy prowadzone przez wszystkie podległe mu komórki organizacyjne lub pracowników. W module każdy użytkownik może przeglądać przyjęty w organizacji jednolity rzeczowy wykaz akt. Użytkownik uprawniony ma też możliwość zaimportowania JRWA lub dopisanie do istniejącego wykazu dodatkowego symbolu klasyfikacyjnego. W systemie zaimplementowane są wykazy określone w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
Interesanci i dostawcy
Moduł pozwala na dostęp do bazy interesantów i dostawców urzędu, aktualizacje ich danych w tym modyfikacje wszystkich adresów podmiotu. Program za pomocą tego modułu daje też wgląd do pełnych danych podmiotów oraz całej historii kontaktu danego interesanta lub dostawcy z urzędem. Z poziomu Karty podmiotu użytkownik oprócz wglądu w dane teleadresowe ma również dostęp do wszystkich spraw i pism (zarejestrowanych w modułach SOD→kancelaria oraz SOD→sprawy), w których dany podmiot występował jako nadawca lub adresat. Jeżeli podmiot był stroną jakiejkolwiek umowy z urzędem w tym umowy serwisowej, umowy licencyjnej, umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych wówczas w karcie podmiotu pojawia się informacja zawierająca wykaz zawartych z podmiotem umów. Jeżeli podmiot został oznaczony jako dostawca wówczas w zależności od tego jakiego rodzaju dostawy realizuje dostępny jest w słownikach konkretnego innego modułu programu a w karcie podmiotu dostępne są dodatkowe informacje o zrealizowanych przez niego dostawach.
e-Formularze
Moduł pozwala na elektroniczną obsługę w systemie różnych formularzy. Umożliwia też definiowanie ich wzorców poprzez wskazanie opisów i rodzajów pól przewidzianych do edycji na kolejnych etapach przetwarzania e-formularza oraz ustanowienie osób odpowiedzialnych za realizację i rozstrzyganie tych etapów (zatwierdź lub zwróć do poprawy, zatwierdź lub zwróć do poprawy lub odrzuć i zakończ, pytanie zamknięte o zakończenie danego etapu). Rozstrzygającym może być wskazany jako: przełożony pracownika składającego e-formularz, pracownik wskazany imiennie, pracownik zatrudniony na stanowisku pracy, pracownik posiadający uprawnienie. Po zdefiniowaniu wszystkich etapów przetwarzania definiuje się wszystkie pola formularza określając ich etykietę oraz typ (tekst jednowierszowy, tekst wielowierszowy, data, czas liczba, lista rozwijalna). Każde pole można określić jako obowiązkowe do wypełnienia bądź nie. Ostatnim elementem jest wskazanie etapu, na którym możliwe jest przetwarzanie pola.