Qasystent SOD

Qasystent SOD to blok programu dostarczający narzędzi do elektronicznego systemu obiegu dokumentów (SOD) w urzędzie.

 

Opis funkcjonalności modułów Qasystent SOD:


Kancelaria

Moduł pozwala na ewidencjonowanie poczty przychodzącej do urzędu w tym odnotowywanie nadawców listów i podstawowych informacji o przesyłce wraz ze skanem samego pisma. Poza tym za pośrednictwem modułu dokonuje się dekretacji pisma na poszczególne komórki organizacyjne. Oprócz ewidencji pism przychodzących program wspomaga również prawidłowy nadzór nad korespondencją wychodzącą z urzędu, jej odbiór z komórek organizacyjnych oraz samą wysyłkę. Qasystent pozwala też przeszukiwać ewidencję pism przychodzących i wychodzących po różnych kryteriach umożliwiając w ten sposób odnajdowanie pism oraz szybką identyfikację osób odpowiedzialnych za ich obsługę i rozpatrzenie.

Sprawy

W module Sprawy program umożliwia elektroniczne prowadzenie dokumentacji spraw począwszy od wszczęcia sprawy w następstwie pisma przychodzącego lub z urzędu po jej rozstrzygnięcie i zakończenie. Moduł pozwala na obsługę zadekretowanych na komórkę organizacyjną pism, wyznaczanie przez kierującego komórką osoby odpowiedzialnej za rozpatrzenie pisma, potwierdzanie jego odbioru oraz przypisanie pisma do nowej lub istniejącej sprawy. W samej sprawie osobie prowadzącej system umożliwia tworzenie pism wewnętrznych oraz wychodzących. W przypadku pism wychodzących prowadzący ma możliwość wyznaczenia ścieżki osób akceptujących pismo przed jego wysyłką. 

Interesanci

Moduł pozwala na dostęp do bazy interesantów urzędu, aktualizacje ich danych oraz wgląd we wszystkie pisma i sprawy, które ich dotyczą.

e-Formularze

Moduł pozwala na elektroniczną obsługę w systemie różnych formularzy. Umożliwia też definiowanie ich wzorców poprzez wskazanie opisów i rodzajów pól przewidzianych do edycji na kolejnych etapach przetwarzania e-formularza oraz ustanowienie osób odpowiedzialnych za realizację i rozstrzyganie tych etapów.