Opis funkcjonalności modułów Qasystent KW (komunikacji wewnętrzej):
Asystent
Jednym z założeń branych pod uwagę przy budowie programu Qasystent była jego jak największa intuicyjność. Program prowadzi użytkownika przez kolejne etapy wspomaganych procesów zarządczych. Uwidacznia się to m.in. w licznych komunikatach publikowanych w różnych kanałach komunikacji tj. za pośrednictwem poczty elektronicznej, po zalogowaniu do systemu Qasystent. Komunikaty przypominają pracownikowi o działaniach, które musi podjąć w procesie i miejscu, w którym powinien zaewidencjonować ich wyniki. Moduł Asystenta jest jednym z elementów realizujących ten cel. Jest on uruchamiany bezpośrednio po zalogowaniu do programu i na podstawie przechowywanych w całym programie danych, informuje zalogowanego użytkownika (również za pośrednictwem poczty elektronicznej) o istotnych wiadomościach dotyczących funkcjonującego systemu zarządzania wymagających podjęcia przez niego określonych w komunikacie działań. Z poziomu komunikatu jest też możliwość automatycznego przejścia do sprawy, o której informuje asystent.
Prezentacja organizacji
Moduł pełni rolę typowo informacyjną. Program za pośrednictwem tego modułu przedstawia pracownikom podstawowe informacje o organizacji takie jak informacje o budynku, położeniu, historii i sposobie funkcjonowania urzędu oraz posiadanych przez organizację wyróżnieniach i certyfikatach. Ujęte w module informacje wykorzystywane są również w niektórych raportach prezentujących dany system zarządzania np. w Przewodniku jakości.
Infrastruktura techniczna
Moduł pozwala ewidencjonować będące na stanie urzędu obiekty i instalacje budowlane oraz maszyny, sprzęt i urządzenia. Zaewidencjonowane składniki infrastruktury są w programie szczegółowo opisywane oraz oznaczane, jeżeli wymagają okresowych kontroli stanu technicznego. Każdy składnik infrastruktury posiada również elektroniczny dziennik urządzenia, w którym uprawniony pracownik może odnotowywać czynności i istotne zdarzenia mogące mieć wpływ na jego stan i jego bezpieczną eksploatację. Przy każdym urządzeniu wyświetlane są też sczytane z modułu SZBHP→przeglądy obiektów i urządzeń przeprowadzone kontrole stanu technicznego danego urządzenia. Oprócz tego w module możliwe jest ewidencjonowania umów serwisowych zaewidencjonowanych składników infrastruktury szczegółowo opisanych przez kategorię i formę umowy, właściciela i miejsce przechowywania, okres obowiązywania i strony umowy oraz opcjonalnie załączone pliki z umową. Dla każdej umowy serwisowej system pozwala też ewidencjonować wszystkie jej zmiany oraz sposób zakończenia.
Interesanci i dostawcy
Moduł pozwala na dostęp do bazy interesantów i dostawców urzędu, aktualizacje ich danych w tym modyfikacje wszystkich adresów podmiotu. Program za pomocą tego modułu daje też wgląd do pełnych danych podmiotów oraz całej historii kontaktu danego interesanta lub dostawcy z urzędem. Z poziomu Karty podmiotu użytkownik oprócz wglądu w dane teleadresowe ma również dostęp do wszystkich spraw i pism (zarejestrowanych w modułach SOD→kancelaria oraz SOD→sprawy), w których dany podmiot występował jako nadawca lub adresat. Jeżeli podmiot był stroną jakiejkolwiek umowy z urzędem w tym umowy serwisowej, umowy licencyjnej, umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych wówczas w karcie podmiotu pojawia się informacja zawierająca wykaz zawartych z podmiotem umów. Jeżeli podmiot został oznaczony jako dostawca wówczas w zależności od tego jakiego rodzaju dostawy realizuje dostępny jest w słownikach konkretnego innego modułu programu a w karcie podmiotu dostępne są dodatkowe informacje o zrealizowanych przez niego dostawach.
Zapewnienie dostępności
Celem modułu jest wspomaganie organizacji w dostosowaniu własnej infrastruktury i zasobów do potrzeb osób które ze względu na swoje cechy zewnętrzne lub wewnętrzne, albo ze względu na okoliczności, w których się znajdują, muszą podjąć dodatkowe działania lub zastosować dodatkowe środki w celu przezwyciężenia bariery, aby uczestniczyć w różnych sferach życia na zasadzie równości z innymi osobami.
Moduł umożliwia przygotowywanie i nadzorowanie realizacji Planów poprawy dostępności oraz tworzenie Deklaracji dostępności do opublikowania na stronie internetowej organizacji. Moduł szczególnie przydatny jest dla podmiotów publicznych oraz innych organizacji, które na podstawie umowy zawartej z podmiotem publicznym, realizują zadania finansowane z udziałem środków publicznych. Jego funkcjonalność opiera się na:
• ustawie z dnia 19 lipca 2019r. o zapewnianiu dostępności osobom ze szczególnymi potrzebami,
• ustawie z dnia 4 kwietnia 2019r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych.
Procesy
Celem modułu jest ułatwienie identyfikacji funkcjonujących w urzędzie procesów oraz pomoc w ich opisie, prezentacji i zarządzaniu nimi. Fundamentalną zasadą wielu systemów zarządzania jakością jest podejście procesowe (zarządzanie poprzez procesy i fakty). Wiele systemów i opisujących je norm nawiązuje do procesów. Norma ISO 9001 chyba najogólniej określa definicję procesu, jako zbioru działań wzajemnie powiązanych i wzajemnie oddziaływujących, które przekształcają dane wejściowe w dane wyjściowe. Podstawą zarządzania procesowego jest zawsze prawidłowa identyfikacja procesów w organizacji. Często procesy grupuje się w grupy procesów i makroprocesy. Najczęstszy też podział to podział procesów na grupy: procesy podstawowe i pomocnicze lub podstawowe, pomocnicze i zarządcze. Po identyfikacji procesów kolejnym ważnym aspektem zarządzania procesowego jest systemowe zarządzanie procesami poprzez ustalenie kryteriów i metod zapewnienia, oceny skuteczności, monitorowanie, cykliczne mierzenie i analizowanie oraz w następstwie tego wprowadzanie niezbędnych działań doskonalących. Moduł umożliwia prowadzenie rejestru zidentyfikowanych grup procesów, makroprocesów i procesów. Opisanie procesów poprzez określenie jego celu, lidera, zakresu podmiotowego i przedmiotowego, danych wejściowych i danych wyjściowych, dokumentów opisujących jego realizację, metod i planów monitorowania, ryzyk wpływających na osiągnięcie celu procesu oraz zrealizowanych działań doskonalących w tym działań korygujących, zapobiegawczych oraz usprawnień KAIZEN. Program umożliwia też graficzne modelowanie procesów w notacji diagram przepływu lub BPMN 2.0 oraz tworzenie mapy powiązań pomiędzy procesami.
Komórki organizacyjne
Celem modułu jest prezentacja pracownikom spójnej liniowej struktury organizacyjnej opartej na zatwierdzonym w urzędzie regulaminie organizacyjnym. Struktura organizacyjna jest nieodłącznym elementem zarządzania każdą organizacją. Organizacja posiada zarówno formalne jak i nieformalne struktury. Struktury formalne określa m.in. schemat organizacyjny, zidentyfikowane i opisane stanowiska pracy, opisy czynności i procedury postępowania komórek organizacyjnych, decyzje powołujące zespoły robocze. Struktury nieformalne to luźne kontakty i powiązania poszczególnych członków organizacji. Struktury te często wzajemnie się uzupełniają przyczyniając się do osiągania założonych celów urzędu. Prawidłowa zdefiniowana, opisana oraz przedstawiona pracownikom struktura organizacyjna stanowi fundament każdego systemu zarządzania, w tym zarządzania jakością. Ma ona też wpływ na komunikację, sprawną realizację zadań i projektów oraz szereg procesów zarządzania zasobami ludzkimi. Moduł umożliwia ewidencjonowanie i opisanie zadań poszczególnych komórek organizacyjnych. Prezentuje również sczytane z innych modułów programu informacje dotyczące danej komórki organizacyjnej.
Zespoły i pełnomocnicy
Moduł prezentuje pracownikom strukturę funkcjonalną urzędu. Program umożliwia zaewidencjowanie i opisanie zespołów i pełnomocników działających w urzędzie poprzez określenie miejsca w strukturze organizacyjnej, oznaczenie członków, sekretarza i przewodniczącego, celu istnienia zespołu, dokumentu powołującego zespół, głównych zadań, uprawnień, odpowiedzialności.
Stanowiska pracy
Zadaniem modułu jest wspomaganie urzędu w prowadzeniu rejestru stanowisk pracy. W edycji "służba cywilna" moduł usprawnia opisanie i zwartościowanie stanowisk pracy zgodnie z Zarządzeniem nr 57 Prezesa Rady Ministrów z dnia 24 lipca 2015 r. zmieniające zarządzenie w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej. W edycji "samorząd" program proponuje wzór opisu odpowiadający administracji samorządowej. Opis stanowiska pracy dokonywany jest w obszarach:
• miejsce stanowisk pracy w strukturze organizacyjnej,
• cel istnienia stanowiska pracy,
• główne zadania realizowane na stanowisku pracy,
• upoważnienia i pełnomocnictwa,
• złożoność i kreatywność,
• niezbędna samodzielność i inicjatywa,
• kontakty zewnętrzne,
• czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań,
• wymagane kompetencje i doświadczenie zawodowe.
Za pośrednictwem Qasystenta możliwe jest również wgląd w ustaloną dla stanowiska pracy kartę ryzyka zawodowego (zdefiniowaną w module SZBHP→ryzyko zawodowe). Po opisaniu i/lub zwartościowaniu stanowiska pracy moduł umożliwia także wygenerowanie szeregu raportów i arkuszy możliwych do włączenia do akt kadrowych pracowników oraz wymusza na pracownikach potwierdzenie zapoznania się z zatwierdzonym opisem stanowiska pracy, na którym są zatrudnieni.
Dokumenty
Celem tego modułu jest zapewnienie szybkiego i przejrzystego dostępu do wszystkich dokumentów określających wymagania (zarządzeń, decyzji, instrukcji, procedur) na poszczególnych stanowiskach pracy w urzędzie, a także nadzór nad tworzeniem tej dokumentacji i jej dystrybucją. Moduł umożliwia ewidencjonowanie, identyfikację i nadzorowanie dokumentacji w urzędzie w oparciu o przyjęty jednolity rzeczowy wykaz akt oraz zarządzanie wszelkimi zmianami tych dokumentów. Każdy użytkownik ma możliwość elektronicznego wnioskowania o utworzenie bądź zmianę dokumentu oraz opiniowania jego projektu. Uprawnieni użytkownicy dokonują weryfikacji, akceptacji i zatwierdzenia projektu dokumentu, a po publikacji zatwierdzonego dokumentu użytkownicy mają obowiązek zapoznania się z dokumentem obowiązującym na zajmowanym przez nich stanowisku pracy i elektronicznego potwierdzenia tego faktu. W programie dokumentacja wewnętrzna i zewnętrzna dla przejrzystości grupowana jest na kategorie, w których ewidencjonowane są właściwe dokumenty. System udostępnia dokumenty osobom odpowiedzialnym za realizację opisywanego procesu (wyszczególnionym w zakresie podmiotowym dokumentu, rozdziale odpowiedzialność lub rozdzielniku dokumentu). Domyślnie każdemu pracownikowi wyświetlają się aktualne dokumenty dekretowane na jego stanowisko pracy. Ma on też możliwość przeglądnięcia wszystkich dokumentów w urzędzie. Po rozwinięciu kategorii i w ramach niej konkretnego dokumentu, wyświetla się informacja o wszystkich istotnych informacjach dotyczących dokumentu w tym:
• Metrykę dokumentu (informacje o sprawie pod którą utworzony był dokument oraz o etapach jego tworzenia),
• Dokumenty powiązane (dokumenty związane z przeglądanym dokumentem),
• Dokumenty uchylone (dokumenty uchylone przez dokument),
• Zakresie przedmiotowym (zadania/procesy jakie opisuje dokument) i zakresie podmiotowym (stanowiska pracy, na który dekretowany jest dokument),
• Historii zmian (zmiany dokonywane w dokumencie).
Treść dokumentu dostępna jest pod ikonami załączonych plików i/lub w jednej z dostępnych zakładek (w zależności od określenia źródła dokumentu przy publikacji dokumentu). Jeżeli dokument wymaga potwierdzenia zapoznania się z nim wówczas użytkownik jest o tym informowany. Potwierdzenia dokumentu użytkownik winien dokonać po zapoznaniu się z treścią dokumentu.
Kronika
Moduł umożliwia prowadzenie kroniki urzędu zawierającej wszystkie ważne wydarzenia z życia urzędu posortowane od najbardziej aktualnego do najstarszego. Do każdego z wydarzeń istnieje możliwość załączania galerii zdjęć. Każdy użytkownik organizacji ma możliwość zapoznania się z opublikowanymi w kronice wydarzeniami wraz z załączonymi do niego zdjęciami. Po kliknięciu na zdjęcie pojawia się one w trybie pełnoekranowym.
Skrzynka pomysłów i uwag
Celem modułu jest rozszerzenie wewnętrznych kanałów komunikacji w urzędzie o anonimowy kanał za pośrednictwem, którego każdy pracownik ma możliwość przesłania wszelkich postulatów skarg i wniosków do Pełnomocnika ds. SZJ, przełożonych (również z pominięciem bezpośredniego przełożonego) lub innych powołanych w organizacji podmiotów. Zebrany materiał stanowi cenną informację w procesie doskonalenia organizacji przez kierownictwo urzędu, a jednocześnie daje pracownikowi możliwość wpływu na organizację pracy poprzez anonimowe przedstawianie w każdym czasie swoich poglądów i pomysłów.
Tablica ogłoszeń
Moduł stanowi rozszerzenie komunikacji wewnętrznej o elektroniczny odpowiednik tablicy ogłoszeń. Uprawnieni użytkownicy mogą publikować ogłoszenia w dowolnej formie i dekretować je do wszystkich bądź konkretnych pracowników urzędu. Publikujący wiadomość może wskazać rodzaj publikacji:
• ogłoszenie – informacja dekretowana do konkretnych odbiorców wskazanych w zakładce adresaci,
• artykuł – informacja publikowana do wszystkich (bez wskazania adresatów).
Oprócz tego określa kategorie oraz tytuł publikacji oraz rodzaj zawartości: treść (do edycji w wewnętrznym edytorze), plik lub adres URL. Program automatycznie ewidencjonuje zapoznanie się pracowników z publikacjami.
Portale internetowe
Celem modułu jest udostępnienie w prosty i przejrzysty sposób (bez konieczności pamiętania adresów URL) wszystkim pracownikom urzędu wykorzystywanych na co dzień portali internetowych. Uprawniony użytkownik ma też możliwość przekazywania do portali informacji o zalogowanym użytkowniku uruchamiającym portal oraz zdefiniowania czy portal ma się uruchamiać wewnątrz aplikacji Qasystent czy w osobnej karcie.
Książka kontaktowa
Celem modułu jest usprawnienie komunikacji w urzędzie, poprzez udostępnienie numerów telefonów i adresów mailowych wszystkich pracowników, dostawców oraz innych podmiotów. Moduł za pomocą dostępnych filtrów w szybki i przejrzysty sposób pozwala każdemu użytkownikowi odnaleźć szukany numer telefonu czy adres konta mailowego pracownika lub innego podmiotu. Oprócz tego za pomocą modułu każdy użytkownik może ewidencjonować kontakty osobiste tj. indywidualne kontakty podmiotów, z którymi współpracuje. Po wybraniu modułu wyświetla się książka kontaktowa organizacji, na którą składają się kontakty do pracowników, kontakty do dostawców i innych podmiotów oraz osobiste kontakty każdego z użytkowników (dostępne wyłącznie dla użytkownika). Dane kontaktowe pracowników prezentowane są w dwóch widokach: wizytówek oraz tabelarycznym pogrupowane wg komórek organizacyjnych lub pomieszczeń. Kliknięcie na adres mailowy automatycznie inicjuje maila do użytkownika w domyślnym kliencie pocztowym. Na smartfonach kliknięcie na numer telefonu powoduje automatyczne zainicjowanie połączenia telefonicznego do danego użytkownika. Oprócz telefonu i adresu e-mail każdego pracownika w module można przechowywać informacje o pomieszczeniu zajmowanym przez pracownika oraz podać jego inne dane kontaktowe np. identyfikatory w komunikatorach sieciowych. Oprócz ogólnej książki kontaktowej dostępnej w zależności ustawień programu dla wszystkich użytkowników lub tylko pracowników z danej komórki organizacyjnej, każdy użytkownik systemu może ewidencjonować dane kontaktowe podmiotów, z którymi współpracuje do własnej książki kontaktowej.
Osobisty terminarz
Moduł pozwala na ewidencjonowanie ważnych z punktu widzenia organizacji i samego pracownika zdarzeń (spraw do załatwienia). W określonym czasie program wyświetla na ekranie komputera właściciela zdarzenia komunikat zawierający informacje o zadaniu do wykonania. W przypadku gdy zdarzenie skutkuje koniecznością zaewidencjonowania wyników prosi również o odnotowanie wyników, a informuje o wynikach zdarzenia przesyła zainteresowanym pracownikom. Każdy pracownik (użytkownik aplikacji) może zaewidencjonować w osobistym terminarzu zdarzenie, którego jest właścicielem. Pracownicy uprawnieni mogą ponadto zaewidencjonować zdarzenia innym pracownikom oraz wymusić ewidencje ich wyników i wskazać osoby zainteresowane wynikami zdarzenia. Do każdego zdarzenia można też przywiązać dowolne pliki opisujące zdarzenie np. w przypadku sprawozdania pliki opisujące metodologię tworzenia sprawozdania. Program Qasystent pozwala też na eksport aktualnie zarejestrowanych zdarzeń użytkownika do jego kalendarza w Google. Przed przeprowadzeniem eksportu należy jednorazowo w ustawieniach modułu podać własny identyfikator i tajny klucz do kalendarza Google.