Co zawiera Qasystent ?

Program Qasystent zbudowany jest z szeregu tematycznie pogrupowanych w bloki modułów. Poniżej mogą się Państwo zapoznać z krótkim opisem tych modułów.
wskaż blok programu, z którego modułami chcesz się zapoznać

Pracownicy

Celem modułu jest prowadzenie ewidencji pracowników / użytkowników aplikacji. Moduł pracownicy umożliwia ewidencjonowanie wszystkich pracowników urzędu, praktykantów i stażystów oraz osób świadczących pracę na umowach cywilnoprawnych. Oprócz typowo administracyjnych funkcji jak zarządzanie uprawnieniami użytkowników, moduł prowadzi również historię ich zatrudnienia oraz dostarcza kadrze zarządzającej wielu istotnych zebranych z systemu informacji o pracowniku urzędu takich jak: pełnione przez pracownika funkcje, oceny pracownika, plan rozwoju zawodowego, absencję, pełnomocnictwa i upoważnienia, posiadane przez pracownika uprawnienia w aplikacjach eksploatowanych w urzędzie, zakresy obowiązków oraz zlecone pracownikowi terminowe prace.

Szkolenia

Celem modułu jest pomoc w stworzeniu efektywnego systemu szkoleń pracowników w urzędzie. Pracownik stanowiska ds. kadr i szkolenia ewidencjonuje w module szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne organizowane w urzędzie (w tym e-learning). Qasystent informuje osobę wytypowaną do prowadzenia szkolenia wewnętrznego o konieczności przygotowania szkolenia, przypomina pracownikom, do których kierowane jest szkolenie, o zbliżającym się jego terminie, a po jego realizacji uprawniony pracownik odnotowuje z listy obecności uczestników szkolenia. Każde zaewidencjonowane szkolenie jest w systemie zatwierdzane przez naczelnika urzędu (użytkownika uprawnionego). Moduł opcjonalnie umożliwia również przeprowadzenie badania skuteczności szkolenia poprzez elektroniczne anonimowe ankiety (wcześniej zdefiniowane w module parametry i słowniki) i/lub testy (określone przy szkoleniach wewnętrznych przez osobę szkolącą w ramach przygotowania szkolenia w systemie) sprawdzające zdobytą wiedzę. Zebrane ankiety/testy są grupowane pytaniami/udzielonymi odpowiedziami i stanowią materiał do głębszych analiz przeprowadzanych szkoleń.

Narady

 

Celem modułu jest obsługa narad, zarówno organizowanych na szczeblu kierownictwa urzędu jak i pozostałych np. w komórkach organizacyjnych, zespołach. Osoba z uprawnieniami może zainicjować naradę poprzez określenie jej daty i godziny, miejsca, prowadzącego, protokolanta, oraz planu narady. Aplikacja automatycznie informuje o zainicjowanych naradach wszystkich uczestników narady, umożliwia dokumentowanie przebiegu narady, odnotowywanie obecności pracowników oraz zadań ustalonych podczas narady łącznie z monitorowaniem stanu ich realizacji. Program przypomina również wyznaczonym pracownikom o zbliżającym się terminie realizacji zadania z narady.

Etyka zawodowa

 

Celem modułu jest wprowadzenie transparentności w zakresie etyki zawodowej oraz upowszechnienie zasad etycznych w urzędzie. Instytucje m.in. urzędy administracji publicznej dążąc do zmiany utrwalonego w społeczeństwie negatywnego wizerunku i spełniając ciągle rosnące wymagania Klienta winny szczególny nacisk położyć na etykę zawodową. Pracowników urzędu winien obowiązywać całkowity zakaz przyjmowania korzyści materialnych lub osobistych pozostających w związku z wykonywanymi czynnościami bądź wynikających z faktu zatrudnienia lub pełnienia funkcji w urzędzie. Są jednak sytuacje niezależne od pracownika. Dla unormowania tego typu zdarzeń wprowadzono w Qasystent instytucje „Rejestru korzyści” polegającą na tym, iż pracownik, który w sytuacji od niego niezależnej uzyska korzyść winien dokonać zgłoszenia do Rejestru Korzyści. Oprócz rejestru korzyści moduł umożliwia również publikacje dokumentów dotyczących etyki zawodowej. W wielu instytucjach powstały wewnętrzne kodeksy etyki zawodowej. Za pośrednictwem systemu Qasystent, modułu etyka zawodowa można publikować związane z tą tematyką dokumenty tj.: Kodeks Etyki
Służby Cywilnej, dokumenty o korupcji i jej zwalczaniu, zasadach etycznych przyjętych w organizacji itp.

Oceny pracowników

 

Celem modułu jest wspomaganie procesu ocen pracowników będących członkami korpusu służby cywilnej lub administracji samorządowej. Moduł ewidencjonuje wszystkie oceny pracownika, ułatwia ich tworzenie i wydruk zgodnie z przepisami właściwymi odpowiednio dla służby cywilnej (edycja "służba cywilna") i administracji samorządowej (edycja "samorząd").

Rozwój zawodowy

 

Celem modułu jest wspomaganie procesu wyznaczania indywidualnego programu rozwoju zawodowego pracowników będących członkami korpusu służby cywilnej (zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej - Dz. U. Nr 227, poz. 1505 ze zm.) lub administracji samorządowej (wypracowany z urzędami model).
Moduł ewidencjonuje wszystkie indywidualne programy rozwoju zawodowego pracownika, ułatwia ich tworzenie, realizację (poprzez powiązanie z modułem szkolenia) i wspomaga generowanie niezbędnych wydruków. 

Zakresy obowiązków

 

Celem modułu jest wspomaganie organizacji przy szybkim tworzeniu spójnych w ramach całego urzędu zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.

Absencja pracownicza

 

Celem modułu jest wspomaganie organizacji w zarządzaniu urlopami pracowników oraz wszelkimi nieobecnościami pracownika w zakładzie pracy. Proces zarządzania urlopami może być zapoczątkowany planem urlopów na dany rok. Pomimo tego, iż plany urlopów w pewnych okolicznościach nie są wymagane przez przepisy, rzadko kiedy spotyka się organizacje, w których one nie funkcjonują. Prawidłowo przygotowany i nadzorowany plan urlopów jest korzystny zarówno dla pracownika jak i pracodawcy. Praktycznie gwarantuje on pracownikowi urlop w zakładanym przez niego okresie, a jednocześnie zapewnienia pracodawcy niezbędną kadrę, a co się z tym wiąże prawidłowe funkcjonowania zakładu pracy przez cały rok. 

Upoważnienia pracowników

 

Celem modułu jest wspomaganie w wydawaniu pracownikom upoważnień oraz prowadzeniu ich rejestru. Urząd jako pracodawca i jednocześnie aparat pomocniczy organu administracji publicznej realizującej ustawowo określone zadania, nie może skutecznie i efektywnie pracować bez delegacji uprawnień.