Co zawiera Qasystent ?

Program Qasystent zbudowany jest z szeregu tematycznie pogrupowanych w bloki modułów. Poniżej mogą się Państwo zapoznać z krótkim opisem tych modułów.
wskaż blok programu, z którego modułami chcesz się zapoznać

Prezentacja organizacji

Moduł pozwala przedstawić nowym pracownikom podstawowe informacje o organizacji. Oprócz informacji o budynku, położeniu oraz historii urzędu, moduł pozwala prowadzić kronikę urzędu ewidencjonując w niej wszystkie wydarzenia z życia urzędu z możliwością załączenia przy każdym wydarzeniu galerii zdjęć.
Ujęte w module informacje wykorzystywane są również w niektórych raportach prezentujących dany system zarządzania np. w Przewodniku jakości.

Komórki organizacyjne

Struktura organizacyjna jest nieodłącznym elementem zarządzania każdą organizacją. Organizacja, posiada zarówno formalne jak i nieformalne struktury. Struktury formalne określa m.in. schemat organizacyjny, zidentyfikowane i opisane stanowiska pracy, opisy czynności i procedury postępowania komórek organizacyjnych, decyzje powołujące zespoły robocze. Struktury nieformalne to luźne kontakty i powiązania poszczególnych członków organizacji. Struktury te często wzajemnie się uzupełniają przyczyniając się do osiągania założonych celów urzędu. Nie jest rzadkością, że pracownicy nie znają całej formalnej struktury organizacji bądź nie potrafią rozdzielić struktur formalnych od nieformalnych. Dodatkowy problem stwarza nakładanie się struktur liniowych z funkcjonalnymi.
Prawidłowa zdefiniowana, opisana oraz przedstawiona pracownikom struktura organizacyjna stanowi fundament każdego systemu zarządzania, w tym zarządzania jakością. Ma ona wpływ na komunikację, sprawną realizację zadań i projektów oraz szereg procesów zarządzania zasobami ludzkimi.
Celem modułu jest prezentacja pracownikom spójnej liniowej struktury organizacyjnej opartej na zatwierdzonym w urzędzie regulaminie organizacyjnym. Moduł umożliwia ewidencjonowanie i opisanie zadań poszczególnych komórek organizacyjnych. Prezentuje również sczytane z innych modułów programu informacje dotyczące danej komórki organizacyjnej.

Zespoły i pełnomocnicy

Celem modułu jest przedstawienie pracownikom struktury funkcjonalnej urzędu i bieżące wspomaganie w zarządzaniu nią. Program umożliwia zaewidencjowanie i opisanie zespołów i pełnomocników działających w urzędzie poprzez określenie miejsca w strukturze organizacyjnej, oznaczenie członków, sekretarza i przewodniczącego, celu istnienia zespołu, dokumentu powołującego zespół, głównych zadań, uprawnień, odpowiedzialności.

Stanowiska pracy

Celem modułu jest wspomaganie urzędu w prowadzeniu rejestru stanowisk pracy. W edycji "służba cywilna" moduł usprawnia opisanie i zwartościowanie stanowisk pracy zgodnie z:
 
  • Zarządzeniem Nr 57 Prezesa Rady Ministrów z dnia 24 lipca 2015r.,
  • Zarządzeniem Nr 1 Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 stycznia 2011r. ,
  • Zarządzeniem Nr 81 Prezesa Rady Ministrów z dnia 1 sierpnia 2007r.,

 

W edycji "samorząd" program proponuje wzór opisu odpowiadający administracji samorządowej. Za pośrednictwem Qasystenta możliwe jest również załączenie do stanowiska pracy ustalonej dla niego karty ryzyka zawodowego.
Po opisaniu i/lub zwartościowaniu stanowiska pracy moduł umożliwia także wygenerowanie szeregu raportów i arkuszy możliwych do włączenia do akt kadrowych pracowników.

Dokumenty

Celem tego modułu jest zapewnienie szybkiego i przejrzystego dostępu do wszystkich dokumentów określających wymagania (zarządzeń, decyzji, instrukcji, procedur) na poszczególnych stanowiskach pracy w urzędzie, a także nadzór nad tworzeniem tej dokumentacji i jej dystrybucją. Moduł umożliwia ewidencjonowanie, identyfikację i nadzorowanie dokumentacji systemu zarządzania jakością w urzędzie w oparciu o przyjęty jednolity rzeczowy wykaz akt, oraz zarządzanie wszelkimi zmianami tych dokumentów.
 
Proces tworzenia i zmiany dokumentacji SZJ przebiega w następujących etapach:
  • wnioskowanie o utworzenie bądź zmianę dokumentu,
  • opracowanie dokumentu,
  • opiniowanie dokumentu,
  • weryfikacja dokumentu,
  • akceptacja dokumentu,
  • zatwierdzanie dokumentu,
  • publikowanie dokumentu.
Każdy użytkownik ma możliwość elektronicznego wnioskowania o utworzenie bądź zmianę dokumentu oraz opiniowania jego projektu. Uprawnieni użytkownicy dokonują weryfikacji, akceptacji i zatwierdzenia projektu dokumentu, a po publikacji zatwierdzonego dokumentu użytkownicy mają obowiązek zapoznania się z dokumentem obowiązującym na zajmowanym przez nich stanowisku pracy i elektronicznego potwierdzenia tego faktu.

e-Formularze

Celem modułu jest usprawnienie w organizacji sposobu przetwarzania i obiegu typowych formularzy, poprzez wprowadzenie ich elektronicznych odpowiedników.

Skrzynka pomysłów i uwag

 

Celem modułu jest rozszerzenie wewnętrznych kanałów komunikacji w urzędzie o anonimowy kanał za pośrednictwem, którego każdy pracownik ma możliwość przesłania do Pełnomocnika ds. SZJ lub przełożonych (również z pominięciem bezpośredniego przełożonego) wszelkich postulatów skarg i wniosków. Zebrany materiał stanowi cenną informację w procesie doskonalenia organizacji przez Najwyższe kierownictwo Urzędu, a jednocześnie daje pracownikowi możliwość wpływu na organizację pracy poprzez anonimowe przedstawianie w każdym czasie swoich poglądów i pomysłów. 

Tablica ogłoszeń

 

Celem modułu jest poszerzenie komunikacji wewnętrznej o elektroniczny odpowiednik tablicy ogłoszeń.
Uprawnieni użytkownicy mogą publikować ogłoszenia w dowolnej formie i dekretować je do wszystkich bądź konkretnych pracowników urzędu.

Portale internetowe

 

Celem modułu jest udostępnienie w prosty i przejrzysty sposób (bez konieczności pamiętania adresów URL) wszystkim pracownikom urzędu wykorzystywanych na co dzień portali internetowych.

Książka telefoniczna

 

Celem modułu jest ułatwienie telefonicznej komunikacji w Urzędzie. Moduł w szybki i przejrzysty sposób pozwala każdemu użytkownikowi odnaleźć szukany numer telefonu.

Osobisty terminarz

 

Celem modułu jest ewidencja i automatyczne przypominanie o ważnych z punktu widzenia organizacji i samego pracownika zdarzeniach (sprawach do załatwienia). W określonym czasie Qasystent wyświetla na ekranie komputera właściciela zdarzenia komunikat zawierający informacje o zadaniu do wykonania. W przypadku gdy zdarzenie skutkuje koniecznością zaewidencjonowania wyników prosi również o odnotowanie wyników, a informuje o wynikach zdarzenia przesyła zainteresowanym pracownikom.