Co zawiera Qasystent ?

Program Qasystent zbudowany jest z szeregu tematycznie pogrupowanych w bloki modułów. Poniżej mogą się Państwo zapoznać z krótkim opisem tych modułów.
wskaż blok programu, z którego modułami chcesz się zapoznać

Polityka i cele antykorupcyjne

Podstawą systemowego zarządzania antykorupcyjnego powinno być ustanowienie jasnej deklaracji polityki w tym zakresie przez kierownictwo organizacji. Za pośrednictwem systemu Qasystent pracownicy mają szybki dostęp do Polityki antykorupcyjnej jak i spójnych z nią celów powiązanych jednocześnie z procesami oraz wskaźnikami ich pomiarów.

Wymagania systemu antykorupcyjnego

W tym miejscu użytkowicy mają dostęp do dokumentów określających wymagania systemu antykorupcyjnego.

Rejestr korzyści

Celem modułu jest wprowadzenie transparentności w zakresie etyki zawodowej oraz upowszechnienie zasad etycznych w urzędzie poprzez narzędzia jakim jest Rejestr korzyści. Rejestr korzyści jest narzędziem funkcjonującym w wielu instytucjach dążących do transparentności w obszarze etyki zawodowej. W polskich przepisach rejestr korzyści unormowany jest w ustawie z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publicznej. Zgodnie z tymi regulacjami jest on prowadzony przez Państwową Komisję Wyborczą i dotyczy przede wszystkim pracowników zatrudnionych na wyższych stanowiskach w administracji rządowej i samorządowej i ich współmałżonków. Niezależnie od obowiązku określonego w przepisach prawa powszechnego, wiele instytucji tworzy wewnętrzne regulacje dotyczące wszystkich swoich pracowników. Najczęściej pracowników obowiązuje całkowity zakaz przyjmowania korzyści materialnych lub osobistych pozostających w związku z wykonywanymi czynnościami bądź wynikających z faktu zatrudnienia lub pełnienia funkcji w urzędzie. Są jednak sytuacje niezależne od pracownika, w których dochodzi do przyjęcia korzyści. Dla unormowania tego typu zdarzeń wprowadzono w Qasystent instytucje „Rejestru korzyści” polegającą na tym, iż pracownik, który w sytuacji od niego niezależnej uzyska korzyść winien dokonać zgłoszenia do Rejestru Korzyści.

Zarządzanie ryzykiem

Celem modułu jest wspomaganie organizacji w efektywnym zarządzaniu ryzykiem ze szczególnym uwzględnieniem ryzyk korupcji i nadużyć.
 
Moduł pozwala identyfikować, estymować i ocenić ryzyko (ze wskazaniem czynników korupcyjnych oraz stopnia podaności na zagrożenia korupcyjne) oraz określić reakcję na ryzyko adekwatną do jego oceny. Moduł umożliwia również monitorowanie ryzyka (odnotowywanie bieżących informacji o ryzyku) oraz prezentacje ryzyk w różnych zestawieniach m.in. wg kategorii i czynników ryzyk, skutków ryzyk oraz istotności ryzyka (mapę ryzyka).

Wewnętrzne audity

Celem modułu jest usprawnienie procesu auditów wewnętrznych przeprowadzanych w urzędzie, weryfikujących m.in. czy funkcjonujący system zarządzania antykorupcją jest zgodny z zaplanowanymi założeniami. Moduł umożliwia ewidencjonowanie spraw wszystkich przeprowadzonych w instytucji auditów wewnętrznych, tworzenie programów auditów wewnętrznych, planowanie auditu oraz dokumentowanie jego realizacji. Aplikacja prowadzi użytkownika przez proces auditu wewnętrznego, wszystkie niezbędne akceptacje, zatwierdzania są dokonywane w systemie przez uprawnione osoby. Moduł pobiera również dane z innych modułów systemu tj. procesów, komórek organizacyjnych, pracowników, dokumentacji przez co proces ten jest szybki do udokumentowania i mocno zintegrowany z innymi procesami. Po przeprowadzonym audicie, auditorzy mogą zarejestrować niezgodności / potencjalne niezgodności, które automatycznie są odnotowywane na rejestrze niezgodności, lub potencjalnych niezgodności.

Działania doskonalące

Celem modułu jest usprawnienie procesów doskonalących system zarządzania antykorupcyjnego przez wskazanie osobom odpowiedzialnym niezgodności w obszarach, które nadzorują, ukierunkowanie ich działań na analizę tego stanu, w tym wskazanie przyczyn, a w dalszej kolejności usuwanie tych przyczyn. Moduł umożliwia obsługę zgłoszeń i ewidencję niezgodności oraz nadzorowanie realizacji procesu działań korekcyjnych i korygujących od momentu zadeklarowania tych działań przez kierownika komórki organizacyjnej, poprzez akceptację pełnomocnika ds. systemu zarządzania, zatwierdzenie przez naczelnika/dyrektora urzędu po realizację i weryfikację ich skuteczności.

Przeglądy zarządzania

Celem modułu jest dokumentowanie oraz pomoc w przygotowaniu raportu do przeglądu zarządzania poprzez automatyczne sczytanie danych z modułów programu oraz ich graficzną prezentacje.