Co zawiera Qasystent ?

Program Qasystent zbudowany jest z szeregu tematycznie pogrupowanych w bloki modułów. Poniżej mogą się Państwo zapoznać z krótkim opisem tych modułów.
wskaż blok programu, z którego modułami chcesz się zapoznać

Prezentacja organizacji

Moduł pozwala przedstawić nowym pracownikom podstawowe informacje o organizacji. Oprócz informacji o budynku, położeniu oraz historii urzędu, moduł pozwala prowadzić kronikę urzędu ewidencjonując w niej wszystkie wydarzenia z życia urzędu z możliwością załączenia przy każdym wydarzeniu galerii zdjęć.
Ujęte w module informacje wykorzystywane są również w niektórych raportach prezentujących dany system zarządzania np. w Przewodniku jakości.

Komórki organizacyjne

Struktura organizacyjna jest nieodłącznym elementem zarządzania każdą organizacją. Organizacja, posiada zarówno formalne jak i nieformalne struktury. Struktury formalne określa m.in. schemat organizacyjny, zidentyfikowane i opisane stanowiska pracy, opisy czynności i procedury postępowania komórek organizacyjnych, decyzje powołujące zespoły robocze. Struktury nieformalne to luźne kontakty i powiązania poszczególnych członków organizacji. Struktury te często wzajemnie się uzupełniają przyczyniając się do osiągania założonych celów urzędu. Nie jest rzadkością, że pracownicy nie znają całej formalnej struktury organizacji bądź nie potrafią rozdzielić struktur formalnych od nieformalnych. Dodatkowy problem stwarza nakładanie się struktur liniowych z funkcjonalnymi.
Prawidłowa zdefiniowana, opisana oraz przedstawiona pracownikom struktura organizacyjna stanowi fundament każdego systemu zarządzania, w tym zarządzania jakością. Ma ona wpływ na komunikację, sprawną realizację zadań i projektów oraz szereg procesów zarządzania zasobami ludzkimi.
Celem modułu jest prezentacja pracownikom spójnej liniowej struktury organizacyjnej opartej na zatwierdzonym w urzędzie regulaminie organizacyjnym. Moduł umożliwia ewidencjonowanie i opisanie zadań poszczególnych komórek organizacyjnych. Prezentuje również sczytane z innych modułów programu informacje dotyczące danej komórki organizacyjnej.

Zespoły i pełnomocnicy

Celem modułu jest przedstawienie pracownikom struktury funkcjonalnej urzędu i bieżące wspomaganie w zarządzaniu nią. Program umożliwia zaewidencjowanie i opisanie zespołów i pełnomocników działających w urzędzie poprzez określenie miejsca w strukturze organizacyjnej, oznaczenie członków, sekretarza i przewodniczącego, celu istnienia zespołu, dokumentu powołującego zespół, głównych zadań, uprawnień, odpowiedzialności.

Stanowiska pracy

Celem modułu jest wspomaganie urzędu w prowadzeniu rejestru stanowisk pracy. W edycji "służba cywilna" moduł usprawnia opisanie i zwartościowanie stanowisk pracy zgodnie z:
 
  • Zarządzeniem Nr 57 Prezesa Rady Ministrów z dnia 24 lipca 2015r.,
  • Zarządzeniem Nr 1 Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 stycznia 2011r. ,
  • Zarządzeniem Nr 81 Prezesa Rady Ministrów z dnia 1 sierpnia 2007r.,

 

W edycji "samorząd" program proponuje wzór opisu odpowiadający administracji samorządowej. Za pośrednictwem Qasystenta możliwe jest również załączenie do stanowiska pracy ustalonej dla niego karty ryzyka zawodowego.
Po opisaniu i/lub zwartościowaniu stanowiska pracy moduł umożliwia także wygenerowanie szeregu raportów i arkuszy możliwych do włączenia do akt kadrowych pracowników.

Dokumenty

Celem tego modułu jest zapewnienie szybkiego i przejrzystego dostępu do wszystkich dokumentów określających wymagania (zarządzeń, decyzji, instrukcji, procedur) na poszczególnych stanowiskach pracy w urzędzie, a także nadzór nad tworzeniem tej dokumentacji i jej dystrybucją. Moduł umożliwia ewidencjonowanie, identyfikację i nadzorowanie dokumentacji systemu zarządzania jakością w urzędzie w oparciu o przyjęty jednolity rzeczowy wykaz akt, oraz zarządzanie wszelkimi zmianami tych dokumentów.
 
Proces tworzenia i zmiany dokumentacji SZJ przebiega w następujących etapach:
  • wnioskowanie o utworzenie bądź zmianę dokumentu,
  • opracowanie dokumentu,
  • opiniowanie dokumentu,
  • weryfikacja dokumentu,
  • akceptacja dokumentu,
  • zatwierdzanie dokumentu,
  • publikowanie dokumentu.
Każdy użytkownik ma możliwość elektronicznego wnioskowania o utworzenie bądź zmianę dokumentu oraz opiniowania jego projektu. Uprawnieni użytkownicy dokonują weryfikacji, akceptacji i zatwierdzenia projektu dokumentu, a po publikacji zatwierdzonego dokumentu użytkownicy mają obowiązek zapoznania się z dokumentem obowiązującym na zajmowanym przez nich stanowisku pracy i elektronicznego potwierdzenia tego faktu.

e-Formularze

Celem modułu jest usprawnienie w organizacji sposobu przetwarzania i obiegu typowych formularzy, poprzez wprowadzenie ich elektronicznych odpowiedników.

Skrzynka pomysłów i uwag

 

Celem modułu jest rozszerzenie wewnętrznych kanałów komunikacji w urzędzie o anonimowy kanał za pośrednictwem, którego każdy pracownik ma możliwość przesłania do Pełnomocnika ds. SZJ lub przełożonych (również z pominięciem bezpośredniego przełożonego) wszelkich postulatów skarg i wniosków. Zebrany materiał stanowi cenną informację w procesie doskonalenia organizacji przez Najwyższe kierownictwo Urzędu, a jednocześnie daje pracownikowi możliwość wpływu na organizację pracy poprzez anonimowe przedstawianie w każdym czasie swoich poglądów i pomysłów. 

Tablica ogłoszeń

 

Celem modułu jest poszerzenie komunikacji wewnętrznej o elektroniczny odpowiednik tablicy ogłoszeń.
Uprawnieni użytkownicy mogą publikować ogłoszenia w dowolnej formie i dekretować je do wszystkich bądź konkretnych pracowników urzędu.

Portale internetowe

 

Celem modułu jest udostępnienie w prosty i przejrzysty sposób (bez konieczności pamiętania adresów URL) wszystkim pracownikom urzędu wykorzystywanych na co dzień portali internetowych.

Książka telefoniczna

 

Celem modułu jest ułatwienie telefonicznej komunikacji w Urzędzie. Moduł w szybki i przejrzysty sposób pozwala każdemu użytkownikowi odnaleźć szukany numer telefonu.

Osobisty terminarz

 

Celem modułu jest ewidencja i automatyczne przypominanie o ważnych z punktu widzenia organizacji i samego pracownika zdarzeniach (sprawach do załatwienia). W określonym czasie Qasystent wyświetla na ekranie komputera właściciela zdarzenia komunikat zawierający informacje o zadaniu do wykonania. W przypadku gdy zdarzenie skutkuje koniecznością zaewidencjonowania wyników prosi również o odnotowanie wyników, a informuje o wynikach zdarzenia przesyła zainteresowanym pracownikom.

Kontekst organizacji

Celem modułu jest dokumentowanie okresowych analiz czynników mających wpływ na zdolność organizacji do osiągania zamierzonych celów, opisanie zakresu i wyłączeń systemu oraz potrzeb i oczekiwań stron zainteresowanych.

Procesy

Fundamentalną zasadą wielu systemów zarządzania jakością jest podejście procesowe (zarządzanie poprzez procesy i fakty). Norma ISO 9001 chyba najogólniej określa definicję procesu, jako zbioru działań wzajemnie powiązanych i wzajemnie oddziaływujących, które przekształcają dane wejściowe w dane wyjściowe. Podstawą zarządzania procesowego jest zawsze prawidłowa identyfikacja procesów w organizacji. Często procesy grupuje się w grupy procesów i makroprocesy. Najczęstszy też podział to podział procesów na grupy: procesy podstawowe i pomocnicze lub podstawowe, pomocnicze i zarządcze. Po identyfikacji procesów kolejnym ważnym aspektem zarządzania procesowego jest systemowe zarządzanie procesami poprzez ustalenie kryteriów i metod zapewnienia, oceny skuteczności, monitorowanie, cykliczne mierzenie i analizowanie oraz w następstwie tego wprowadzanie niezbędnych działań doskonalących.
Celem modułu jest ułatwienie identyfikacji funkcjonujących w urzędzie procesów oraz pomoc w ich opisie, prezentacji i zarządzaniu nimi. Moduł umożliwia prowadzenie rejestru zidentyfikowanych grup procesów, makroprocesów i procesów. Proces opisuje się poprzez określenie jego celu, lidera, zakresu podmiotowego i przedmiotowego, danych wejściowych i danych wyjściowych oraz dokumentów opisujących jego realizację. Program oprócz słownego opisu posiada również narzędzia do tworzenia graficznej mapy powiązań pomiędzy procesami czy samych map (grafów) procesów

Polityka i cele jakości

Polityka jakości jako ogół zamierzeń i ukierunkowanie organizacji, dotyczące jakości, formalnie wyrażone przez najwyższe kierownictwo, jest obowiązkowym dokumentem ISO 9001. Jest to część strategii organizacji, która dotyczy działania, rozwoju i doskonalenia systemu jakości. Założeniem modułu jest publikacja założeń Polityki i celów jakości i ułatwienie publikacji tych elementów systemu zarządzania jakością. Za pośrednictwem systemu Qasystent pracownicy mają szybki dostęp do Polityki jakości jak i spójnych z nią celów jakości powiązanych jednocześnie z procesami oraz wskaźnikami ich pomiarów.

Wymagania SZJ

Celem modułu jest przedstawienie wszystkim pracownikom pełnych wymagań systemu zarządzania jakością.

Moduł przefiltrowuje dokumenty opublikowane w module KW->dokumenty.

Klimat pracy

Do doskonalenia procesów organizacji niezbędna jest analiza informacji zwrotnych. Informacja ta powinna być obiektywna i wiarygodna. W celu spełnienia tego warunku należy ją pozyskiwać z różnych źródeł. Często jednym z tych źródeł i ważnym aspektem przy doskonaleniu są systematycznie prowadzone badania ankietowe Klientów. Klientem wewnętrznym, o którym nie może zapomnieć kadra zarządzająca jest pracownik stanowiący Kapitał ludzki organizacji. To on realizuje podstawowe procesy produkcyjne i może najtrafniej wskazać obszary do doskonalenia.
Celem modułu jest usprawnienie procesu badania klimatu i organizacji pracy urzędu (zadowolenia i oczekiwań pracowników), w wyniku którego pozyskiwana jest bardzo istotna informacja zwrotna wykorzystana w procesie doskonalenia, oraz zapoznanie wszystkich użytkowników z wynikami badania. Moduł umożliwia elektroniczne zaplanowanie badań, nadzór nad realizacją przyjętego planu badań, przeprowadzenie badania poprzez elektroniczne ankiety (wg zdefiniowanych w urzędzie wzorów wcześniej wpisanych do systemu). Wszystkie te etapy są w systemie wykonywane przez użytkowników posiadających odpowiednie uprawnienia np. pełnomocników ds. komunikacji, pracowników kadr, Naczelników/Dyrektorów. Po badaniu moduł umożliwia przygotowanie zestawienia udzielanych przez pracowników odpowiedzi oraz publikację analizy badania.

Zadowolenie Klienta

Celem modułu jest planowanie badań zadowolenie Klienta oraz zapoznanie wszystkich pracowników z wynikami prowadzonych w Urzędzie badań zadowolenia klienta stanowiącymi jednocześnie jeden z elementów oceny działalności Urzędu. Moduł, oprócz tworzenia rocznych planów badań, pozwala również w pełni opisać realizowane badanie w tym zdefiniować populację i określić sposób doboru próby badawczej. Pomaga także utworzyć zbiorcze zestawienie wyników badania.

Wewnętrzne audity

 

Jednym z podstawowych narzędzi i procesów normy ISO 9001, ISO 27001 czy PN-N-18001 jest audit. Przez wewnętrzny audit rozumie się systematyczny, niezależny i udokumentowany proces badania zgodności i efektywności systemu zarządzania w zakresie spełnienia wymagań. W wewnętrznym audicie istotne jest, żeby wyniki auditów były poddawane analizie i podejmowane były działania doskonalące.
Celem modułu jest usprawnienie procesu auditów wewnętrznych przeprowadzanych w urzędzie, weryfikujących m.in. czy funkcjonujący system zarządzania jakością, zarządzania bezpieczeństwem informacji oraz zarządzania BHP jest zgodny z zaplanowanymi założeniami. Moduł umożliwia ewidencjonowanie spraw wszystkich przeprowadzonych w instytucji auditów wewnętrznych, tworzenie programów auditów wewnętrznych, planowanie auditu oraz dokumentowanie jego realizacji. Aplikacja prowadzi użytkownika przez proces auditu wewnętrznego, wszystkie niezbędne akceptacje, zatwierdzania są dokonywane w systemie przez uprawnione osoby. Moduł pobiera również dane z innych modułów systemu tj. procesów, komórek organizacyjnych, pracowników, dokumentacji przez co proces ten jest szybki do udokumentowania i mocno zintegrowany z innymi procesami. Po przeprowadzonym audicie, auditorzy mogą zarejestrować niezgodności / potencjalne niezgodności, które automatycznie są odnotowywane na rejestrze niezgodności, lub potencjalnych niezgodności. 

Karta wyników

 

Ważnym aspektem zarządzania jest doskonalenie organizacji poprzez analizę wyników. Kierownictwo powinno systematycznie monitorować procesy m.in. na podstawie przyjętych wskaźników. 
Celem modułu jest usprawnienie monitorowania i pomiarów wszystkich procesów realizowanych przez urząd. Moduł umożliwia ustalanie wskaźników dla wszystkich procesów w urzędzie, wyznaczanie częstotliwości ich pomiaru oraz osoby odpowiedzialnej za dokonanie pomiaru wskaźnika. Moduł wspomaga ważny element doskonalenia organizacji poprzez analizę wyników. Pozwala on również kadrze zarządzającej prezentować wyniki pomiarów w postaci tabelarycznej i graficznej. 

Działania doskonalące

 

Punktem wejścia w proces działań korygujących jest stwierdzenie wystąpienia niezgodności. Oprócz naturalnych stosowanych w każdej organizacji działań związanych z niezwłocznym usunięciem niezgodności lub minimalizacją jej skutków dla organizacji i klienta, wiele standardów zarządzania nakazuje podjęcie działań korygujących polegających na wprowadzeniu w procesie zmian, które pozwolą uniemożliwić powtórne wystąpienie niezgodności. Prawidłowe doskonalenie procesu w tym przypadku musi być poprzedzone dokładną analizą niezgodności ze szczególnym zwróceniem uwagi na jej przyczyny. 
Celem modułu jest usprawnienie procesów doskonalących przez wskazanie osobom odpowiedzialnym niezgodności w obszarach, które nadzorują, ukierunkowanie ich działań na analizę tego stanu, w tym wskazanie przyczyn, a w dalszej kolejności usuwanie tych przyczyn. Moduł umożliwia obsługę zgłoszeń i ewidencję niezgodności oraz nadzorowanie realizacji procesu działań korekcyjnych i korygujących od momentu zadeklarowania tych działań przez kierownika komórki organizacyjnej, poprzez akceptację pełnomocnika ds. systemu zarządzania, zatwierdzenie przez naczelnika/dyrektora urzędu po realizację i weryfikację ich skuteczności.

Samoocena wg CAF

 

Model CAF (Common Assessment Framework) został zaprojektowany dla urzędów administracji publicznej. Chętnie wykorzystują go organizacje po raz pierwszy podejmujące się samooceny. Jest jednym z łatwych w użyciu narzędzi służących do przeprowadzenia samooceny organizacji dostosowanym do potrzeb jednostek administracji publicznej. Ułatwia on korzystającym z niego organizacjom określenie aktualnego poziomu osiągnięć oraz wskazanie priorytetów w zakresie doskonalenia. Model CAF to narzędzie kompleksowego zarządzania jakością, zainspirowane modelem Doskonałości Europejskiej Fundacji Zarządzania (EFQM) oraz modelem opracowanym w Wyższej Szkole Administracji w Speyer. Opiera się na założeniu, że osiągnięcie pożądanych rezultatów działań organizacji, obywateli, konsumentów, poszczególnych jednostek i całych społeczeństw zależy od jakości przywództwa wpływającego na politykę i strategię, zarządzanie zasobami ludzkimi, działania w zakresie nawiązywania związków partnerskich, zasoby i procesy zarządzania zmianą. Model CAF jest instrumentem o charakterze ogólnym i składa się z pewnych podstawowych elementów: 9 kryteriów podstawowych, 28 kryteriów szczegółowych i systemu oceny punktowej. Samooceny w poszczególnych kryteriach szczegółowych (podkryteriach) dokonuje powołany zespół. Zespół powinien być reprezentatywny tj. uczestnicy powinni reprezentować wszystkie komórki organizacyjne urzędu oraz szczeble w hierarchii. Wskazanym jest by pomiędzy członkami zespołu nie istniały więzi służbowe (podległość), które hamować mogą swobodną wymianę poglądów i formułowanie ocen. Wskazane jest również by członkami zespołu były osoby o różnym poziomie doświadczenia zawodowego (z większym i mniejszym stażem pracy).  Arkusz samooceny zakłada wskazanie mocnych stron urzędu i obszarów do poprawy (dla każdego
podkryterium). Wskazania te – co oczywiste – wymagają uzasadnienia. Uzasadnienie to winno wynikać z liczby przyznanych przez zespół oceniający punktów potwierdzających poziom cyklu PDCA (Planuj – Wykonaj – Sprawdź – Działaj) lub uzyskany trend wyników. Szczegółowej analizie należy poddać obszary, którym przyznano najniższe z wystawionych ocen. Analiza ta będzie wskazywała na potrzebę podjęcia działań doskonalących.

Reklamacje, skargi i wnioski

Prawo do składania skarg i wniosków do organów państwowych i samorządowych przysługuje obywatelom i organizacjom społecznym i jest zagwarantowane w Konstytucji, a tryb rozpatrywania określa Kodeks postępowania administracyjnego art. 221-259 k.p.a. Zasadniczo urzędy administracji publicznej zobowiązane są do przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków, jednak w szczególnych sytuacjach mogą to też być reklamacje np. reklamacje z zakresu odbioru odpadów komunalnych itp. Jako, że reklamacje oraz skargi i wnioski mogą być składane w interesie własnym, innych osób, a także w interesie społecznym, to z punktu widzenia systemu zarządzania jakością stanowią one istotne, prawnie uregulowane źródło pozyskiwania informacji zwrotnej od Klienta w doskonaleniu usług i procesów organizacji.

 

Celem modułu jest usprawnienie procesu ewidencjonowania, rozpatrywania, generowania niezbędnych dokumentów (protokołu przyjęcia reklamacji / skargi / wniosku, rejestru skarg i wniosków, rejestr reklamacji) oraz podejmowania działań doskonalących w następstwie tych zgłoszeń.

Zarządzanie ryzykiem

Moduł zarządzanie ryzykiem wspomaga identyfikację i analizę ryzyk o charakterze zagrożeń lub szans. Systematyczne zarządzanie ryzykiem jest wymogiem nowej normy ISO 9001:2015 i stanowi alternatywę dla działań zapobiegawczych.

Proces zarządzania ryzykiem w programie Qasystent jest podzielony na etapy: identyfikacji ryzyk, identyfikacji czynników ryzyka (źródeł zagrożeń i szans) oraz podatności na zagrożenia lub szanse, opisania skutków ryzyka, estymację i ocenę ryzyka, ustalenia reakcji na ryzyko oraz monitorowania i raportowania ryzyka.

Ocena dostawców

Organizacje, które wdrożyły system zarządzania jakością powinny przeprowadzać oceny potencjalnych i istniejących już dostawców. W następstwie rzetelnie przeprowadzonej oceny dostawcy organizacji powinni być zdolni do dostarczenia wyrobu lub usługi zgodnej z wymaganiami organizacji. Jednocześnie proces ten eliminuje dostawców, których wybór niesie duże ryzyko problemów jakościowych w realizacji zamówień.

W programie Qasystent moduł „Ocena dostawców” wspomaga osoby odpowiedzialne za zamówienia w wyborze dostawców, którzy sprostają oczekiwaniom organizacji. Moduł na podstawie przeprowadzonych ocen poziomów istotnych kryteriów, umożliwia sklasyfikowanie dostawcy i ułatwia podjęcie decyzji co do jego wyboru.

Przegląd zarządzania

Istotnym procesem normy ISO 9001, ISO 27001 czy PN-N-18001 jest przegląd zarządzania. Celem modułu jest dokumentowanie oraz pomoc w przygotowaniu raportu do przeglądu zarządzania poprzez automatyczne sczytanie danych z modułów programu oraz ich graficzną prezentacje.

Misja i cele strategiczne

 

Celem modułu jest obwieszczenie w ramach organizacji jej misji oraz celów strategicznych. Misja jest istotą funkcjonowania każdej organizacji. To ona stanowi źródło dla celów strategicznych, a te z kolei celów operacyjnych. Moduł wspomaga nadzorowanie celów strategicznych oraz ich zdekomponowanie na cele operacyjne.

Plany działalności

 

Celem modułu jest wspomaganie organizacji w tworzeniu, nadzorowaniu i publikacji rocznych planów działalności oraz monitorowaniu ich realizacji. Moduł wspomaga realizację przepisów określonych w:
  • Ustawie z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (Dz.U. 2009 nr 157 poz. 1240 ze zmianami),
  • Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 29 września 2010 r. w sprawie planu działalności i sprawozdania z jego wykonania (Dz. U. Nr 187, poz. 1254)..

Zarządzanie ryzykiem

Celem modułu jest wspomaganie organizacji w efektywnym zarządzaniu ryzykiem. Zarządzanie ryzykiem jest procesem wymaganym przez standardy kontroli zarządczej, ale także często przez wytyczne w zakresie bezpieczeństwa informacji (polityka bezpieczeństwa). System wspomaga zarządzanie ryzykiem na różnych etapach tj.: identyfikacji ryzyk, identyfikacji czynników je powodujących, skutków, oceny ryzyka, ustalenia reakcji na ryzyko oraz monitorowania i raportowania ryzyka. Zarządzanie ryzykiem w Qasystencie odbywa się na bazie zdefiniowanych w aplikacji procesów (obszarów ryzyka) w ramach każdego z makroprocesów (obszaru działalności). Jest to zalecany model zarządzania ryzykiem, gdyż dzięki bezpośredniemu powiązaniu procesów z ryzykiem dokładnie określa się lokalizację konkretnych ryzyk w organizacji. Umożliwia to łatwiejsze kontrolowanie ryzyka, jak również pomaga przeprojektowywać poszczególne procesy i procedury w kierunku łagodzenia ryzyka. 

Kontrola wewnętrzna

Celem modułu jest wspomaganie organizacji w przeprowadzaniu, dokumentowaniu oraz nadzorowaniu kontroli wewnętrznej funkcjonalnej i instytucjonalnej.

Ocena kontroli zarządczej

 

Celem modułu jest wspomaganie organizacji w sporządzaniu oceny kontroli zarządczej w tym badaniach ankietowych samooceny kontroli zarządczej, kompletowaniu niezbędnej dokumentacji potrzebnej do oceny kontroli zarządczej oraz przygotowaniu ostatecznego oświadczenia o stanie kontroli zarządczej. Moduł udostępnia również wgląd w ocenę kontroli zarządczej dla wszystkich pracowników organizacji.
 
Moduł oparty jest o wymagania przepisów:
  • Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych,
  • Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 2 grudnia 2010 r. w sprawie wzoru oświadczenia o stanie kontroli zarządczej,
  • Komunikatu Nr 23 Ministra Finansów z dnia 16 grudnia 2009 r. w sprawie standardów kontroli zarządczej dla sektora finansów publicznych,
  • Komunikatu Nr 3 Ministra Finansów z dnia 16 lutego 2011r. w sprawie szczegółowych wytycznych w zakresie samooceny kontroli zarządczej dla jednostek sektora finansów publicznych, wytyczne resortowe Ministerstwa Finansów: Koncepcji budowy jednolitego systemu kontroli zarządczej w jednostkach administracji podatkowej i kontroli skarbowej.

Pracownicy

Celem modułu jest prowadzenie ewidencji pracowników / użytkowników aplikacji. Moduł pracownicy umożliwia ewidencjonowanie wszystkich pracowników urzędu, praktykantów i stażystów oraz osób świadczących pracę na umowach cywilnoprawnych. Oprócz typowo administracyjnych funkcji jak zarządzanie uprawnieniami użytkowników, moduł prowadzi również historię ich zatrudnienia oraz dostarcza kadrze zarządzającej wielu istotnych zebranych z systemu informacji o pracowniku urzędu takich jak: pełnione przez pracownika funkcje, oceny pracownika, plan rozwoju zawodowego, absencję, pełnomocnictwa i upoważnienia, posiadane przez pracownika uprawnienia w aplikacjach eksploatowanych w urzędzie, zakresy obowiązków oraz zlecone pracownikowi terminowe prace.

Szkolenia

Celem modułu jest pomoc w stworzeniu efektywnego systemu szkoleń pracowników w urzędzie. Pracownik stanowiska ds. kadr i szkolenia ewidencjonuje w module szkolenia wewnętrzne i zewnętrzne organizowane w urzędzie (w tym e-learning). Qasystent informuje osobę wytypowaną do prowadzenia szkolenia wewnętrznego o konieczności przygotowania szkolenia, przypomina pracownikom, do których kierowane jest szkolenie, o zbliżającym się jego terminie, a po jego realizacji uprawniony pracownik odnotowuje z listy obecności uczestników szkolenia. Każde zaewidencjonowane szkolenie jest w systemie zatwierdzane przez naczelnika urzędu (użytkownika uprawnionego). Moduł opcjonalnie umożliwia również przeprowadzenie badania skuteczności szkolenia poprzez elektroniczne anonimowe ankiety (wcześniej zdefiniowane w module parametry i słowniki) i/lub testy (określone przy szkoleniach wewnętrznych przez osobę szkolącą w ramach przygotowania szkolenia w systemie) sprawdzające zdobytą wiedzę. Zebrane ankiety/testy są grupowane pytaniami/udzielonymi odpowiedziami i stanowią materiał do głębszych analiz przeprowadzanych szkoleń.

Narady

 

Celem modułu jest obsługa narad, zarówno organizowanych na szczeblu kierownictwa urzędu jak i pozostałych np. w komórkach organizacyjnych, zespołach. Osoba z uprawnieniami może zainicjować naradę poprzez określenie jej daty i godziny, miejsca, prowadzącego, protokolanta, oraz planu narady. Aplikacja automatycznie informuje o zainicjowanych naradach wszystkich uczestników narady, umożliwia dokumentowanie przebiegu narady, odnotowywanie obecności pracowników oraz zadań ustalonych podczas narady łącznie z monitorowaniem stanu ich realizacji. Program przypomina również wyznaczonym pracownikom o zbliżającym się terminie realizacji zadania z narady.

Etyka zawodowa

 

Celem modułu jest wprowadzenie transparentności w zakresie etyki zawodowej oraz upowszechnienie zasad etycznych w urzędzie. Instytucje m.in. urzędy administracji publicznej dążąc do zmiany utrwalonego w społeczeństwie negatywnego wizerunku i spełniając ciągle rosnące wymagania Klienta winny szczególny nacisk położyć na etykę zawodową. Pracowników urzędu winien obowiązywać całkowity zakaz przyjmowania korzyści materialnych lub osobistych pozostających w związku z wykonywanymi czynnościami bądź wynikających z faktu zatrudnienia lub pełnienia funkcji w urzędzie. Są jednak sytuacje niezależne od pracownika. Dla unormowania tego typu zdarzeń wprowadzono w Qasystent instytucje „Rejestru korzyści” polegającą na tym, iż pracownik, który w sytuacji od niego niezależnej uzyska korzyść winien dokonać zgłoszenia do Rejestru Korzyści. Oprócz rejestru korzyści moduł umożliwia również publikacje dokumentów dotyczących etyki zawodowej. W wielu instytucjach powstały wewnętrzne kodeksy etyki zawodowej. Za pośrednictwem systemu Qasystent, modułu etyka zawodowa można publikować związane z tą tematyką dokumenty tj.: Kodeks Etyki
Służby Cywilnej, dokumenty o korupcji i jej zwalczaniu, zasadach etycznych przyjętych w organizacji itp.

Oceny pracowników

 

Celem modułu jest wspomaganie procesu ocen pracowników będących członkami korpusu służby cywilnej lub administracji samorządowej. Moduł ewidencjonuje wszystkie oceny pracownika, ułatwia ich tworzenie i wydruk zgodnie z przepisami właściwymi odpowiednio dla służby cywilnej (edycja "służba cywilna") i administracji samorządowej (edycja "samorząd").

Rozwój zawodowy

 

Celem modułu jest wspomaganie procesu wyznaczania indywidualnego programu rozwoju zawodowego pracowników będących członkami korpusu służby cywilnej (zgodnie z art. 108 ust. 1 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej - Dz. U. Nr 227, poz. 1505 ze zm.) lub administracji samorządowej (wypracowany z urzędami model).
Moduł ewidencjonuje wszystkie indywidualne programy rozwoju zawodowego pracownika, ułatwia ich tworzenie, realizację (poprzez powiązanie z modułem szkolenia) i wspomaga generowanie niezbędnych wydruków. 

Zakresy obowiązków

 

Celem modułu jest wspomaganie organizacji przy szybkim tworzeniu spójnych w ramach całego urzędu zakresu obowiązków, uprawnień i odpowiedzialności.

Absencja pracownicza

 

Celem modułu jest wspomaganie organizacji w zarządzaniu urlopami pracowników oraz wszelkimi nieobecnościami pracownika w zakładzie pracy. Proces zarządzania urlopami może być zapoczątkowany planem urlopów na dany rok. Pomimo tego, iż plany urlopów w pewnych okolicznościach nie są wymagane przez przepisy, rzadko kiedy spotyka się organizacje, w których one nie funkcjonują. Prawidłowo przygotowany i nadzorowany plan urlopów jest korzystny zarówno dla pracownika jak i pracodawcy. Praktycznie gwarantuje on pracownikowi urlop w zakładanym przez niego okresie, a jednocześnie zapewnienia pracodawcy niezbędną kadrę, a co się z tym wiąże prawidłowe funkcjonowania zakładu pracy przez cały rok. 

Upoważnienia pracowników

 

Celem modułu jest wspomaganie w wydawaniu pracownikom upoważnień oraz prowadzeniu ich rejestru. Urząd jako pracodawca i jednocześnie aparat pomocniczy organu administracji publicznej realizującej ustawowo określone zadania, nie może skutecznie i efektywnie pracować bez delegacji uprawnień. 

Kontekst organizacji

Celem modułu jest dokumentowanie okresowych analiz czynników mających wpływ na zdolność organizacji do osiągania zamierzonych celów, opisanie zakresu i wyłączeń systemu oraz potrzeb i oczekiwań stron zainteresowanych.

Polityka i cele BI

Podobnie jak w systemach zarządzania jakością również podstawą systemowego zarządzania bezpieczeństwem informacji jest ustanowienie jasnej deklaracji polityki w tym zakresie przez kierownictwo organizacji. Za pośrednictwem systemu Qasystent pracownicy mają szybki dostęp do przedmiotowej Polityki BI jak i spójnych z nią celów powiązanych jednocześnie z procesami oraz wskaźnikami ich pomiarów.

Wymagania BI

Celem tego modułu jest zapewnienie szybkiego i przejrzystego dostępu do wszystkich dokumentów określających wymagania bezpieczeństwa informacji (norm, zarządzeń, decyzji, instrukcji, procedur) na poszczególnych stanowiskach pracy w urzędzie, a także nadzór nad tworzeniem tej dokumentacji i jej dystrybucją. Moduł umożliwia ewidencjonowanie, identyfikację i nadzorowanie dokumentacji systemu zarządzania jakością w urzędzie w oparciu o przyjęty jednolity rzeczowy wykaz akt, oraz zarządzanie wszelkimi zmianami tych dokumentów. 
 

Sprzęt komputerowy

Celem modułu jest usprawnienie zarządzenia infrastrukturą informatyczną w urzędzie. Za pomocą modułu można ewidencjonować wszystkie urządzenia informatyczne oraz zainstalowane na nich oprogramowanie. Prowadzenie historii użytkownania sprzętu komputerowego oraz dziennika pracy systemu informatycznego. Założenie i aktualizowanie ewidencji jest ułatwione poprzez automatyczne pobieranie danych o parametrach komputera i zainstalowanym na nim oprogramowaniu bez konieczności fizycznego dostępu do włączonego i podłączonego do sieci komputera z zainstalowanym systemem Windows 2000 lub nowszym. 

Licencje na oprogramowanie

Celem modułu jest usprawnienie zarządzenia licencjami w urzędzie. Moduł umożliwia nadzór nad zakupionymi licencjami na oprogramowanie poprzez ich automatyczne zliczanie zarówno po stronie zakupów jak i instalacji.

Przetwarzanie danych osobowych

Celem modułu jest wspomaganie administratora, inspektora ochrony danych i/lub podmiot przetwarzający w prowadzeniu rejestru czynności przetwarzania i/ub rejestru kategorii czynności przetwarzania zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych). Za pomocą modułu rejestruje się czynności przetwarzania danych osobowych oraz kategorie czynności przetwarzania z możliwością oznaczenia obszaru przetwarzania tych danych. W zaewidencjonowanych pozycjach rejestru można też w dowolnym czasie dokonywać zmian z zachowaniem pełnej historii aktualizacji rejestrów. Poza tym nadzorujący ma bieżący wgląd w rejestr osób upoważnionych do danej czynności przetwarzania danych osobowych (z bezpośrednim dostępem do upoważnień tych osób), aplikacji wspomagających dany proces przetwarzania danych osobowych, czy naruszeń ochrony danych osobowych dotyczących danej czynności przetwarzania.

Upoważnienia do przetwarzania

Celem modułu jest wspomaganie organizacji w przygotowywaniu, ewidencjonowaniu oraz nadzorowaniu upoważnień do przetwarzania danych osobowych. Moduł umożliwia przygotowanie upoważnień do zarejestrowanych czynności przetwarzania danych osobowych oraz zarejestrowanych przed 25 maja br. zbiorów danych osobowych.

Certyfikaty bezpieczeństwa

Celem modułu jest wspomaganie organizacji w prowadzeniu rejestru certyfikatów bezpieczeństwa i nadzorze nad terminami ich ważności.

 

Moduł umożliwia ewidencjonowanie dowolnych certyfikatów bezpieczeństwa poprzez określenie rodzaju certyfikatu, numeru, dostawcy, właściciela (podmiotu certyfikatu: pracownika lub innego podmiotu) oraz jego ważności. Po zaewidencjonowaniu certyfikatu wymusza też na jego właścicielu potwierdzenie jego posiadania. Moduł informuje też osoby odpowiedzialne o zbliżających się terminach wygaśnięcia certyfikatów oraz umożliwia w związku z tym sporządzanie stosownych zestawień.

 

Uprawnienia w aplikacjach

Celem modułu jest wspomaganie urzędu w nadzorze nad funkcjonującymi w organizacji aplikacjami oraz nadawaniem użytkownikom uprawnień do nich. System prowadzi rejestr użytkowanych w organizacji aplikacji komputerowych, ich użytkowników oraz historii aktualizacji. Za pomocą modułu przełożony może elektronicznie zawnioskować o nadanie/odebranie uprawnień i w dalszej kolejności wszystkie zaangażowane w proces osoby mogą potwierdzać kolejne etapy realizacji nadawania uprawnień. Oprócz tego system ewidencjonuje pełną historię zmian uprawnień pracownika, pozwalając w szybki sposób uzyskać informacje o uprawnieniach pracownika na dany dzień.

Aktywa informacyjne

Celem modułu jest wspomaganie zarządzania informacją wykorzystywaną w organizacji. W systemach bezpieczeństwa informacji m.in. zgodnych z normą ISO 27001, kluczowym aktywem podlegającym ochronie jest informacja, która musi zostać zidentyfikowana, opisana oraz sklasyfikowana. Moduł umożliwia prowadzenie rejestru zidentyfikowanych informacji zgodnie z powyższymi zaleceniami. Opisując informacje, jej właściciel ma możliwość wskazania procesów ją przetwarzających oraz istotności informacji dla realizacji danego procesu, wskazuje również zasoby wykorzystywane przy przetwarzaniu informacji oraz określa poziom istotności zasobu dla informacji. W ostatnim etapie właściciel aktywu informacyjnego dokonuje jego zwartościowania ustalając poziom podstawowych oraz dodatkowych atrybutów informacji i adekwatnie do tego klasyfikuje informacje.

Prawa podmiotów danych

Celem modułu jest wspomaganie organizacji w rozpatrywaniu oraz nadzorowaniu terminowości realizacji żądań podmiotów, których dane osobowe są przetwarzane. Moduł pozwala ewidencjonować i prowadzić obsługę wniosków:

 

  • o dostęp do danych osobowych (art. 15 RODO),
  • o sprostowanie danych osobowych (art. 16 RODO),
  • o usunięcie danych osobowych (art. 17 RODO),
  • o ograniczenie przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO),
  • o przeniesienie danych osobowych (art. 20 RODO),
  • sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych (art. 21 RODO).

Zarządzanie ryzykiem

Celem modułu jest wspomaganie organizacji w efektywnym zarządzaniu ryzykiem bezpieczeństwa informacji. Zarządzanie ryzykiem w urzędach administracji publicznej jest procesem wymaganym przez przepisy prawa powszechnego m.in. w zakresie kontroli zarządczej, ale także bezpieczeństwa informacji. Qasystent proponuje spójny i efektywny system zarządzania ryzykiem. Zarządzanie ryzykiem w Qasystencie w przypadku obszaru zarządzania ryzykiem jakim jest bezpieczeństwo informacji dotyczy zdarzeń na aktywach skutkujących naruszeniami bezpieczeństwa informacji. Proces zarządzania ryzykiem jest podzielony na etapy: identyfikacji ryzyk / zagrożeń, identyfikacji czynników ryzyka (źródeł zagrożeń) oraz podatności na zagrożenia, opisania skutków ryzyka, estymację i ocenę ryzyka, ustalenia reakcji na ryzyko oraz monitorowania i raportowania ryzyka. 

Incydenty i słabości systemu

Celem modułu jest obsługa zgłoszeń pracowników o zdarzeniach związanych z bezpieczeństwem informacji w tym incydentach naruszeń ochrony danych osobowych oraz słabościach systemu. Moduł dostarcza pracownikom elektroniczny kanał komunikacji do zgłaszania przedmiotowych zdarzeń i słabości systemu oraz nadzór nad szybką i skuteczną reakcją na incydenty bezpieczeństwa informacji. Moduł umożliwia również obsługę naruszeń ochrony danych osobowych w tym nadzór nad terminowym zgłaszaniem ich do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, administratora czy powiadamianiem podmiotów danych, dla których istnieje ryzyko naruszenia ich ochrony (art. 33 i art. 34 RODO).

Wewnętrzne audity

 

Jednym z podstawowych narzędzi i procesów normy ISO 9001, ISO 27001 czy PN-N-18001 jest audit. Przez wewnętrzny audit rozumie się systematyczny, niezależny i udokumentowany proces badania zgodności i efektywności systemu zarządzania w zakresie spełnienia wymagań. W wewnętrznym audicie istotne jest, żeby wyniki auditów były poddawane analizie i podejmowane były działania doskonalące.
Celem modułu jest usprawnienie procesu auditów wewnętrznych przeprowadzanych w urzędzie, weryfikujących m.in. czy funkcjonujący system zarządzania jakością, zarządzania bezpieczeństwem informacji oraz zarządzania BHP jest zgodny z zaplanowanymi założeniami. Moduł umożliwia ewidencjonowanie spraw wszystkich przeprowadzonych w instytucji auditów wewnętrznych, tworzenie programów auditów wewnętrznych, planowanie auditu oraz dokumentowanie jego realizacji. Aplikacja prowadzi użytkownika przez proces auditu wewnętrznego, wszystkie niezbędne akceptacje, zatwierdzania są dokonywane w systemie przez uprawnione osoby. Moduł pobiera również dane z innych modułów systemu tj. procesów, komórek organizacyjnych, pracowników, dokumentacji przez co proces ten jest szybki do udokumentowania i mocno zintegrowany z innymi procesami. Po przeprowadzonym audicie, auditorzy mogą zarejestrować niezgodności / potencjalne niezgodności, które automatycznie są odnotowywane na rejestrze niezgodności, lub potencjalnych niezgodności. 

Działania doskonalące

 

Punktem wejścia w proces działań korygujących jest stwierdzenie wystąpienia niezgodności. Oprócz naturalnych stosowanych w każdej organizacji działań związanych z niezwłocznym usunięciem niezgodności lub minimalizacją jej skutków dla organizacji i klienta, wiele standardów zarządzania nakazuje podjęcie działań korygujących polegających na wprowadzeniu w procesie zmian, które pozwolą uniemożliwić powtórne wystąpienie niezgodności. Prawidłowe doskonalenie procesu w tym przypadku musi być poprzedzone dokładną analizą niezgodności ze szczególnym zwróceniem uwagi na jej przyczyny. 
Celem modułu jest usprawnienie procesów doskonalących przez wskazanie osobom odpowiedzialnym niezgodności w obszarach, które nadzorują, ukierunkowanie ich działań na analizę tego stanu, w tym wskazanie przyczyn, a w dalszej kolejności usuwanie tych przyczyn. Moduł umożliwia obsługę zgłoszeń i ewidencję niezgodności oraz nadzorowanie realizacji procesu działań korekcyjnych i korygujących od momentu zadeklarowania tych działań przez kierownika komórki organizacyjnej, poprzez akceptację pełnomocnika ds. systemu zarządzania, zatwierdzenie przez naczelnika/dyrektora urzędu po realizację i weryfikację ich skuteczności.

Przegląd zarządzania

Istotnym procesem normy ISO 9001, ISO 27001 czy PN-N-18001 jest przegląd zarządzania. Celem modułu jest dokumentowanie oraz pomoc w przygotowaniu raportu do przeglądu zarządzania poprzez automatyczne sczytanie danych z modułów programu oraz ich graficzną prezentacje.

Polityka i cele BHP

Polityka BHP jest to część strategii organizacji, która dotyczy działania, rozwoju i doskonalenia systemu BHP. Założeniem modułu jest publikacja założeń Polityki i celówBHP i ułatwienie publikacji tych elementów systemu zarządzaniaBHP. Za pośrednictwem systemu Qasystent pracownicy mają szybki dostęp do Polityki BHP jak i spójnych z nią celów BHP powiązanych jednocześnie z procesami oraz wskaźnikami ich pomiarów.

Wymagania BHP

Moduł zawiera rejestr dokumentów określających wymagania BHP.

Szkolenia BHP

 

Celem modułu jest usprawnienie procesu organizacji i dokumentowania szkoleń z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy. Funkcjonalność modułu jest oparta i zgodna z wymaganiami określonymi w przepisach:
  • Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.),
  • Rozporządzenie Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. Nr 180, poz. 1860 z późn. zm.). 
Moduł wspomaga nadzór nad szkoleniami wstępnymi (instruktażem ogólnym i stanowiskowym) jak i okresowymi szkoleniami BHP. Oprócz rejestru wszystkich szkoleń BHP, program pozwala również
wygenerować kartę szkolenia wstępnego w dziedzinie BHP oraz zaświadczenie o ukończeniu szkolenia w dziedzinie BHP.

Badania profilaktyczne

Celem modułu jest pomoc w kierowaniu pracowników na wstępne, okresowe i kontrolne badania lekarskie oraz nadzorowaniu terminów ich przeprowadzenia.

Rejestr wypadków

 

Celem modułu jest usprawnienie procesu dokumentowania przyczyn i okoliczności wypadków przy pracy. Funkcjonalność modułu jest oparta i zgodna z wymaganiami określonymi w przepisach:
  • Ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 z późn. zm.),
  • Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 1 lipca 2009 r. w sprawie ustalania okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy (Dz. U. Nr 105, poz. 870),
  • Rozporządzeniu Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 16 września 2004 r. w sprawie wzoru protokołu ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy (Dz. U. Nr 227, poz. 2298).

Wewnętrzne audity

 

Jednym z podstawowych narzędzi i procesów normy ISO 9001, ISO 27001 czy PN-N-18001 jest audit. Przez wewnętrzny audit rozumie się systematyczny, niezależny i udokumentowany proces badania zgodności i efektywności systemu zarządzania w zakresie spełnienia wymagań. W wewnętrznym audicie istotne jest, żeby wyniki auditów były poddawane analizie i podejmowane były działania doskonalące.
Celem modułu jest usprawnienie procesu auditów wewnętrznych przeprowadzanych w urzędzie, weryfikujących m.in. czy funkcjonujący system zarządzania jakością, zarządzania bezpieczeństwem informacji oraz zarządzania BHP jest zgodny z zaplanowanymi założeniami. Moduł umożliwia ewidencjonowanie spraw wszystkich przeprowadzonych w instytucji auditów wewnętrznych, tworzenie programów auditów wewnętrznych, planowanie auditu oraz dokumentowanie jego realizacji. Aplikacja prowadzi użytkownika przez proces auditu wewnętrznego, wszystkie niezbędne akceptacje, zatwierdzania są dokonywane w systemie przez uprawnione osoby. Moduł pobiera również dane z innych modułów systemu tj. procesów, komórek organizacyjnych, pracowników, dokumentacji przez co proces ten jest szybki do udokumentowania i mocno zintegrowany z innymi procesami. Po przeprowadzonym audicie, auditorzy mogą zarejestrować niezgodności / potencjalne niezgodności, które automatycznie są odnotowywane na rejestrze niezgodności, lub potencjalnych niezgodności. 

Działania doskonalące

 

Punktem wejścia w proces działań korygujących jest stwierdzenie wystąpienia niezgodności. Oprócz naturalnych stosowanych w każdej organizacji działań związanych z niezwłocznym usunięciem niezgodności lub minimalizacją jej skutków dla organizacji i klienta, wiele standardów zarządzania nakazuje podjęcie działań korygujących polegających na wprowadzeniu w procesie zmian, które pozwolą uniemożliwić powtórne wystąpienie niezgodności. Prawidłowe doskonalenie procesu w tym przypadku musi być poprzedzone dokładną analizą niezgodności ze szczególnym zwróceniem uwagi na jej przyczyny. 
Celem modułu jest usprawnienie procesów doskonalących przez wskazanie osobom odpowiedzialnym niezgodności w obszarach, które nadzorują, ukierunkowanie ich działań na analizę tego stanu, w tym wskazanie przyczyn, a w dalszej kolejności usuwanie tych przyczyn. Moduł umożliwia obsługę zgłoszeń i ewidencję niezgodności oraz nadzorowanie realizacji procesu działań korekcyjnych i korygujących od momentu zadeklarowania tych działań przez kierownika komórki organizacyjnej, poprzez akceptację pełnomocnika ds. systemu zarządzania, zatwierdzenie przez naczelnika/dyrektora urzędu po realizację i weryfikację ich skuteczności.

Odzież i ochrona indywidualna

Celem modułu jest usprawnienie procesu dokumentowania i nadzoru nad przydzielanymi pracownikom obuwiem i odzieżą ochronną, środkami ochrony indywidualnej oraz innymi środkami BHP wymaganymi przez przepisy prawa.  Moduł wspomaga tworzenie norm przydziału na stanowiska pracy wymagające środków ochrony BHP oraz wydawanie pracownikom tych środków zgodnie z ustaloną w zakładowych normach dla danego stanowiska pracy ilością i częstotliwością.

Kontrola stanu BHP

Celem modułu jest usprawnienie procesu przeprowadzania kontroli stanu BHP i nadzoru nad zaleceniami pokontrolnymi. Moduł wspomaga przygotowywanie kontroli, ewidencjonowanie wyników kontroli w tematycznie pogrupowanych obszarach oraz określanie zaleceń pokontrolnych z przypisaniem terminów i odpowiedzialności. Oprócz tego system pozwala nadzorować terminowość realizacji zaleceń pokontrolnych przez wyznaczone osoby odpowiedzialne.

Ryzyko zawodowe

Celem modułu jest wspomaganie procesu identyfikowania, szacowania, dokumentowania oraz minimalizowania ryzyka zawodowego występującego na stanowiskach pracy w urzędzie.
Moduł ponadto wspomaga identyfikację występujących na stanowisku pracy zagrożeń, źródeł ich powstania oraz umożliwia w następstwie tego określenie mogących wystąpić u pracownika skutków zdrowotnych. Oprócz tego moduł pomaga właściwe dobrać techniczne, indywidualne i zbiorowe środki ochrony zdrowia i życia pracowników, obniżających ryzyko wystąpienia niebezpieczeństw na stanowisku pracy.
 
Działanie modułu jest zgodne z wymaganiami przepisów prawa zawartymi w:
  • ustawie z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U 1998 Nr 21, poz. 94 z późn. zm.),
  • rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. 2003 nr 169 poz. 1650),

 

Przegląd zarządzania

Istotnym procesem normy ISO 9001, ISO 27001 czy PN-N-18001 jest przegląd zarządzania. Celem modułu jest dokumentowanie oraz pomoc w przygotowaniu raportu do przeglądu zarządzania poprzez automatyczne sczytanie danych z modułów programu oraz ich graficzną prezentacje.

Polityka i cele antykorupcyjne

Podstawą systemowego zarządzania antykorupcyjnego powinno być ustanowienie jasnej deklaracji polityki w tym zakresie przez kierownictwo organizacji. Za pośrednictwem systemu Qasystent pracownicy mają szybki dostęp do Polityki antykorupcyjnej jak i spójnych z nią celów powiązanych jednocześnie z procesami oraz wskaźnikami ich pomiarów.

Wymagania systemu antykorupcyjnego

W tym miejscu użytkowicy mają dostęp do dokumentów określających wymagania systemu antykorupcyjnego.

Rejestr korzyści

Celem modułu jest wprowadzenie transparentności w zakresie etyki zawodowej oraz upowszechnienie zasad etycznych w urzędzie poprzez narzędzia jakim jest Rejestr korzyści. Rejestr korzyści jest narzędziem funkcjonującym w wielu instytucjach dążących do transparentności w obszarze etyki zawodowej. W polskich przepisach rejestr korzyści unormowany jest w ustawie z dnia 21 sierpnia 1997 r. o ograniczeniu prowadzenia działalności gospodarczej przez osoby pełniące funkcje publicznej. Zgodnie z tymi regulacjami jest on prowadzony przez Państwową Komisję Wyborczą i dotyczy przede wszystkim pracowników zatrudnionych na wyższych stanowiskach w administracji rządowej i samorządowej i ich współmałżonków. Niezależnie od obowiązku określonego w przepisach prawa powszechnego, wiele instytucji tworzy wewnętrzne regulacje dotyczące wszystkich swoich pracowników. Najczęściej pracowników obowiązuje całkowity zakaz przyjmowania korzyści materialnych lub osobistych pozostających w związku z wykonywanymi czynnościami bądź wynikających z faktu zatrudnienia lub pełnienia funkcji w urzędzie. Są jednak sytuacje niezależne od pracownika, w których dochodzi do przyjęcia korzyści. Dla unormowania tego typu zdarzeń wprowadzono w Qasystent instytucje „Rejestru korzyści” polegającą na tym, iż pracownik, który w sytuacji od niego niezależnej uzyska korzyść winien dokonać zgłoszenia do Rejestru Korzyści.

Zarządzanie ryzykiem

Celem modułu jest wspomaganie organizacji w efektywnym zarządzaniu ryzykiem ze szczególnym uwzględnieniem ryzyk korupcji i nadużyć.
 
Moduł pozwala identyfikować, estymować i ocenić ryzyko (ze wskazaniem czynników korupcyjnych oraz stopnia podaności na zagrożenia korupcyjne) oraz określić reakcję na ryzyko adekwatną do jego oceny. Moduł umożliwia również monitorowanie ryzyka (odnotowywanie bieżących informacji o ryzyku) oraz prezentacje ryzyk w różnych zestawieniach m.in. wg kategorii i czynników ryzyk, skutków ryzyk oraz istotności ryzyka (mapę ryzyka).

Wewnętrzne audity

Celem modułu jest usprawnienie procesu auditów wewnętrznych przeprowadzanych w urzędzie, weryfikujących m.in. czy funkcjonujący system zarządzania antykorupcją jest zgodny z zaplanowanymi założeniami. Moduł umożliwia ewidencjonowanie spraw wszystkich przeprowadzonych w instytucji auditów wewnętrznych, tworzenie programów auditów wewnętrznych, planowanie auditu oraz dokumentowanie jego realizacji. Aplikacja prowadzi użytkownika przez proces auditu wewnętrznego, wszystkie niezbędne akceptacje, zatwierdzania są dokonywane w systemie przez uprawnione osoby. Moduł pobiera również dane z innych modułów systemu tj. procesów, komórek organizacyjnych, pracowników, dokumentacji przez co proces ten jest szybki do udokumentowania i mocno zintegrowany z innymi procesami. Po przeprowadzonym audicie, auditorzy mogą zarejestrować niezgodności / potencjalne niezgodności, które automatycznie są odnotowywane na rejestrze niezgodności, lub potencjalnych niezgodności.

Działania doskonalące

Celem modułu jest usprawnienie procesów doskonalących system zarządzania antykorupcyjnego przez wskazanie osobom odpowiedzialnym niezgodności w obszarach, które nadzorują, ukierunkowanie ich działań na analizę tego stanu, w tym wskazanie przyczyn, a w dalszej kolejności usuwanie tych przyczyn. Moduł umożliwia obsługę zgłoszeń i ewidencję niezgodności oraz nadzorowanie realizacji procesu działań korekcyjnych i korygujących od momentu zadeklarowania tych działań przez kierownika komórki organizacyjnej, poprzez akceptację pełnomocnika ds. systemu zarządzania, zatwierdzenie przez naczelnika/dyrektora urzędu po realizację i weryfikację ich skuteczności.

Przeglądy zarządzania

Celem modułu jest dokumentowanie oraz pomoc w przygotowaniu raportu do przeglądu zarządzania poprzez automatyczne sczytanie danych z modułów programu oraz ich graficzną prezentacje.